Bài tập kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Trong bối cảnh hiện nay, với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý và vận hành của các doanh nghiệp. Bài tập kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trở thành một phần không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch, độ chính xác và an toàn của thông tin tài chính. Trong bối cảnh này, việc nắm vững các phương pháp kiểm soát và quản lý hệ thống thông tin kế toán là hết sức quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.

Bài tập kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

I. Bài tập kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Bài 1

Vẽ DFD cấp tổng quát và các cấp chi tiết; Vẽ lưu đồ mô tả qui trình dưới đây
Để đăng ký một môn học mới, mỗi sinh viên phải hoàn thành bản đăng ký học và gửi tới
phòng ghi danh (bằng e-mail). Một nhân viên tại phòng ghi danh nhập bản đăng ký của sinh
viên vào hệ thống. Hệ thống kiểm tra dữ liệu sinh viên và dữ liệu đóng học phí (thuộc phân
hệ kế toán phải thu) để đảm bảo sinh viên không nợ học phí. Sau đó, hệ thống kiểm tra xem
sinh viên đã hoàn thành các môn học bắt buộc trước môn đăng ký hay chưa. Tiếp theo, hệ
thống kiểm tra xem lớp học còn chỗ hay không. Nếu đủ tất cả các điều kiện trên thì hệ thống
sẽ thêm mã sinh viên vào danh sách lớp học môn đăng ký.
Nếu sinh viên nợ học phí thì một phiếu nhắc nợ học phí sẽ gửi tới sinh viên kèm cùng báo
cáo đăng ký môn học bò từ chối. Nếu vì các lý do khác thì sinh viên cũng nhận được thông
báo từ chối nhận đăng ký và các lý do từ chối. Nếu sinh viên được chấp nhận đang ký thì sẽ
nhận được thông báo lớp học, thời gian, đòa điểm.
Hệ thống lập báo cáo đăng ký môn học vào cuối mỗi ngày và gửi cho người phụ trách phòng
đào tạo.

Hướng dẫn giải:

DFD cấp tổng quát:

• Quy trình 0: Hệ thống đăng ký môn học
• Quy trình 1: Đăng ký môn học
• Quy trình 2: Nhập bản đăng ký
• Quy trình 3: Kiểm tra nợ học phí
• Quy trình 4: Kiểm tra môn học bắt buộc
• Quy trình 5: Kiểm tra lớp học còn chỗ
• Quy trình 6: Thêm mã sinh viên vào danh sách lớp học

Cấp chi tiết:

• Quy trình 2.1: Nhập bản đăng ký qua email
• Quy trình 2.2: Nhập bản đăng ký vào hệ thống
• Quy trình 3.1: Gửi phiếu nhắc nợ học phí
• Quy trình 3.2: Gửi thông báo từ chối đăng ký vì nợ học phí
• Quy trình 4.1: Kiểm tra môn học bắt buộc
• Quy trình 5.1: Kiểm tra lớp học còn chỗ
• Quy trình 6.1: Thêm mã sinh viên vào danh sách lớp học

Lưu đồ mô tả qui trình:

1. Sinh viên đăng ký môn học qua email
2. Nhân viên ghi danh nhập bản đăng ký vào hệ thống
3. Hệ thống kiểm tra nợ học phí
4. Hệ thống kiểm tra môn học bắt buộc
5. Hệ thống kiểm tra lớp học còn chỗ
6. Nếu đủ điều kiện, thêm mã sinh viên vào danh sách lớp học
7. Gửi thông báo lớp học và thông báo đăng ký thành công cho sinh viên
8. Hệ thống lập báo cáo và gửi cho người phụ trách phòng đào tạo

Bài 2:

Vẽ lưu đồ chứng từ cho những xử lý được trích trong qui trình xử lý nghiệp vụ bán

hàng:
Căn cứ vào đặt hàng của người mua, bộ phận bán hàng lập hợp đồng bán hàng gồm 6 liên
(liên 7 sẽ được lập nếu là đặt hàng đặc biệt). Sau đó bộ phận bán hàng gửi liên 5 cho phòng
tín dụng để phê chuẩn điều kiện bán chòu; liên 6 gửi cho khách hàng để thông báo; Số còn
lại lưu tạm thời theo số thứ tự.
Sau khi phê chuẩn điều kiện bán chòu, phòng tín dụng trả lại liên 5 cho bộ phận bán hàng.
Lúc này liên 1 và 2 cũng được gửi cho bộ phận lập hóa đơn; liên 3 cho bộ phận kho và liên 4
cho bộ phận gửi hàng. Nếu liên 7 được lập, nó sẽ được gửi tới bộ phận SX.

Hướng dẫn giải:

1. Bán hàng lập hợp đồng bán hàng (6 liên)
2. Gửi liên 5 cho phòng tín dụng
3. Gửi liên 6 thông báo cho khách hàng
4. Phòng tín dụng phê chuẩn điều kiện bán chòu và trả lại liên 5
5. Gửi liên 1 và 2 cho lập hóa đơn, liên 3 cho bộ phận kho, liên 4 cho bộ phận gửi hàng
6. Lập hóa đơn và gửi cho kế toán thanh toán (liên 1)
7. Gửi liên 2 hóa đơn cho khách hàng
8. Nếu có liên 7, gửi tới bộ phận sản xuất

Bài 3:

Hãy vẽ lưu đồ tóm lược các thủ tục xử lý sau trong nghiệp vụ bán chòu:
Bộ phận gửi hàng lập 4 liên giấy gửi hàng để làm thủ tục gửi hàng. Liên 1 gửi cho khách
hàng kèm cùng hàng hoá; Liên 2 gửi bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi kế toán hàng tồn kho,
liên 4 gửi kế toán thanh toán
Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn lập 2 liên hoá đơn bán hàng, liên 1
gửi bộ phận kế toán thanh toán, liên 2 gửi khách hàng.
Sau khi nhận các chứng từ trên, kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết thanh toán. Đònh kỳ, đối
chiếu các chứng từ trên và lưu theo tên khách hàng.

Hướng dẫn giải:

1. Bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng (4 liên) a. Gửi liên 1 cho khách hàng b. Gửi liên 2 cho bộ phận lập hóa đơn c. Gửi liên 3 cho kế toán hàng tồn kho d. Gửi liên 4 cho kế toán thanh toán
2. Bộ phận lập hóa đơn a. Lập 2 liên hóa đơn bán hàng b. Gửi liên 1 cho kế toán thanh toán c. Gửi liên 2 cho khách hàng
3. Kế toán thanh toán a. Ghi sổ chi tiết thanh toán b. Đối chiếu chứng từ và lưu theo tên khách hàng định kỳ.

II. Công ty luật ACC giải đáp các câu hỏi thường gặp 

1. Câu hỏi: Hệ thống thông tin kế toán là gì và tại sao nó quan trọng trong quản lý doanh nghiệp?

   • Câu trả lời: Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc tổ chức và quy trình sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý, lưu trữ và báo cáo thông tin tài chính của doanh nghiệp. Nó quan trọng vì giúp cải thiện quản lý, theo dõi tài chính, và đưa ra quyết định chiến lược.

2. Câu hỏi: Những thách thức phổ biến khi triển khai và duy trì hệ thống thông tin kế toán là gì?

   • Câu trả lời: Một số thách thức bao gồm chi phí đầu tư ban đầu cao, khả năng tích hợp với các hệ thống khác, bảo mật thông tin, và đào tạo nhân viên. Quản lý kỹ thuật, cập nhật phần mềm, và đảm bảo tính ổn định của hệ thống cũng là những vấn đề quan trọng.

3. Câu hỏi: Làm thế nào để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong hệ thống thông tin kế toán?

   • Câu trả lời: Để đảm bảo an toàn và bảo mật, cần thiết lập các biện pháp như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập, kiểm tra và theo dõi hệ thống định kỳ. Đồng thời, việc đào tạo nhân viên về nguy cơ an ninh và thực hiện các biện pháp phòng ngừa là quan trọng.