Bài tập hệ thống thông tin kế toán chương 3

Trong hành trình không ngừng phát triển của công nghệ thông tin, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng, giúp tối ưu hóa quản lý tài chính và thông tin kế toán trong các tổ chức doanh nghiệp. Chương 3 của bài tập này sẽ đưa chúng ta sâu hơn vào nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán, với sự tập trung đặc biệt vào các khía cạnh quan trọng và thách thức mà học viên sẽ đối mặt trong quá trình áp dụng kiến thức vào thực tế. Hãy cùng nhau khám phá những khía cạnh quan trọng này để hiểu rõ hơn về vai trò và ảnh hưởng của hệ thống thông tin kế toán trong môi trường kinh doanh ngày nay.

I. Bài tập hệ thống thông tin kế toán chương 3

Bài 1:

Phân loại các chính sách, thủ tục kiểm soát sau đây theo kiểm soát ngăn ngừa hoặc kiểm soát phát hiện và giải thích chúng ngăn ngừa hay phát hiện r ro, gian lận thế nào.
a. Huấn luyện
b. Khoá cẩn thận các chứng từ kế toán (chứng từ trắng)
c. Ban hành hệ thống tài khoản kế toán
d. Luân phiên thay đổi công việc
e. Lập “Kiểm soát số tổng”.

Hướng dẫn giải:

a. Huấn luyện (Kiểm soát ngăn ngừa): Huấn luyện nhân viên về quy trình làm việc, đạo đức nghề nghiệp để giảm khả năng rủi ro và gian lận trong công việc của họ.

b. Khoá cẩn thận các chứng từ kế toán (chứng từ trắng) (Kiểm soát phát hiện): Kiểm soát phát hiện bằng cách kiểm tra và xác minh chứng từ kế toán để phát hiện các sự cố, sai sót trong quá trình ghi chép.

c. Ban hành hệ thống tài khoản kế toán (Kiểm soát ngăn ngừa): Thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán chặt chẽ để ngăn chặn và giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận.

d. Luân phiên thay đổi công việc (Kiểm soát ngăn ngừa): Áp dụng nguyên tắc chia nhỏ trách nhiệm, luân phiên thay đổi công việc giữa nhân viên để giảm khả năng gian lận thông qua việc kiểm soát và giám sát chặt chẽ.

e. Lập "Kiểm soát số tổng" (Kiểm soát phát hiện): Sử dụng kiểm soát số tổng để kiểm tra tính toàn vẹn và độ chính xác của dữ liệu, giúp phát hiện sự cố hoặc gian lận trong quá trình xử lý thông tin.

Bài 2:

Hãy xác đònh các cặp công việc nào dưới đây không đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Hãy giải thích việc xác đònh này.
a. Thủ kho vật tư và trưởng phòng vật tư
b. Thủ kho và nhân viên lương
c. Trưởng phòng vật tư và nhân viên lương
d. Phụ trách tài chính và kế toán trưởng
e. Kế toán phải thu và thủ quỹ

Hướng dẫn giải:

a. Thủ kho vật tư và trưởng phòng vật tư: Cặp công việc này không đảm bảo nguyên tắc bất kiểm nhiệm vì cùng một người có thể kiểm soát và thực hiện giao dịch, tạo ra rủi ro gian lận.

b. Thủ kho và nhân viên lương: Cặp công việc này không đảm bảo nguyên tắc bất kiểm nhiệm vì việc kiểm soát và thực hiện giao dịch không được chia nhỏ trách nhiệm, dẫn đến rủi ro gian lận.

c. Trưởng phòng vật tư và nhân viên lương: Cặp công việc này đảm bảo nguyên tắc bất kiểm nhiệm vì chức năng kiểm soát được phân chia giữa hai người, giảm thiểu khả năng gian lận.

d. Phụ trách tài chính và kế toán trưởng: Cặp công việc này đảm bảo nguyên tắc bất kiểm nhiệm vì chức năng kiểm soát được phân chia giữa hai người, giảm thiểu khả năng gian lận.

e. Kế toán phải thu và thủ quỹ: Cặp công việc này không đảm bảo nguyên tắc bất kiểm nhiệm vì cùng một người có thể thực hiện và kiểm soát cả hai công việc, tạo ra rủi ro gian lận.

Bài 3.

Hệ thống kế tóan hiện hành được cho là hợp lý khỏang 90% và nếu rủi ro xẩy ra thì toàn bộ thiệt hại của hệ thống là khỏang $30.000.000. Hai thủ tục kiểm sóat có thể kiểm sóat được mối đe dọa này. Nếu thực hiện một mình thủ tục A mối đe dọa sẽ giảm xuống còn 6% và chi phí thực hiện thủ tục A là $100.000. Nếu thực hiện một mình thủ tục B thì chi phí thực hiện là $140.000 và rủi ro giảm xuống còn 4%. Nếu thực hiện cả hai thủ tục A & B thì tổng chi phí thực hiện là $220.000 và rủi ro giảm xuống còn 2%. Dựa trên phân tích kinh tế chi phí và lợi ích, bạn sẽ lựa chọn cách gì trong số các cách liệt kê sau:
1. Thực hiện một mình thủ tục A
2. Thực hiện một mình thủ tục B

3. Thực hiện cả hai thủ tục A & B
4. Không thực hiện thủ tục nào cả.

Hướng dẫn giải:

Dựa trên phân tích kinh tế chi phí và lợi ích, lựa chọn cách thực hiện cả hai thủ tục A & B (lựa chọn số 3) để giảm rủi ro xuống còn 2% với tổng chi phí thực hiện là $220.000.

Bài 4.

Giải thích nguyên tắc phân chia trách nhiệm đã bò phá vỡ như thế nào trong các tình huống dưới đây. Hãy đề nghò các thủ tục cần thiết để có thể giảm rủi ro trong mỗi tình huống này.
1. Nhân viên lương nhập khống số giờ lao động cho một công nhân đã nghỉ việc tuần trước. Sau đó nhân viên lương này lập SEC thanh tóan lương cho công nhân trên, giả chữ ký của công nhân trên và rút tiền từ tờ SEC này.
2. Thủ quỹ nhập một hóa đơn mua hàng khống của một công ty (công ty này là của anh vợ thủ quỹ) và sau đó gửi một thanh toán điện tử cho hóa đơn này.
3. Một nhân viên phân xưởng sản xuất bỏ đi khỏi phân xưởng đột ngột, mang theo nhiều nguyên vật liệu xuất từ kho và sau đó anh này ghi vào thẻ chi tiết chi phí đã dùng nguyên liệu này cho phân xưởng sản xuất. Thẻ chi tiết chi phí này là căn cứ để tính giá thành sản phẩm.
4. Thủ quỹ lấy tiền của khách hàng thanh tóan rồi sau đó che giấu việc lấy cắp này bằng cách không ghi việc nhận tiền trong sổ chi tiết khách hàng.

Hướng dẫn giải:

1. Đề xuất thủ tục kiểm tra chữ ký và xác minh giấy tờ trước khi thanh toán lương, đồng thời cần có quy trình kiểm tra lại số giờ lao động với bảng chấm công.

2. Thực hiện thủ tục kiểm tra và xác minh các hóa đơn mua hàng, đồng thời kiểm tra mối quan hệ giữa công ty và nhân viên thủ quỹ để ngăn chặn gian lận.

3. Thiết lập quy trình kiểm soát nguyên vật liệu từ khi rời khỏi phân xưởng đến khi ghi vào thẻ chi tiết chi phí, đồng thời kiểm tra sự phù hợp giữa thông tin trên thẻ và thực tế sản xuất.

4. Tăng cường kiểm soát và theo dõi quá trình thu tiền từ khách hàng, bao gồm việc xác minh và ghi chép đầy đủ thông tin trong sổ chi tiết khách hàng.

Bài 5.

Hãy xác đònh những thủ tục kiểm soát để có thể ngăn ngừa hoặc phát hiện các tình huống sau:
1. Vì hệ thống máy tính không thể hoạt động, vì các phương tiện khác không thể có để xử lý thông tin nên không thể tính lương nhân viên; khách hàng không được lập hoá đơn bán hàng; người cung cấp không được trả tiền.
2. Trong một buổi tiệc diễn ra tại phòng máy, một chai nước bò đổ và nước đã chảy ướt đóa mềm lưu dữ liệu.
3. Khi nhập liệu hoạt động thu tiền, Nhân viên kế toán phải thu do vô tình đã nhập nhầm khoản phải thu của khách hàng này vào khoản phải thu của khách hàng khác.
4. Ngày công lao động trong tháng của một nhân viên là 23 ngày nhưng nhân viên nhập liệu đã nhập số ngày công là 32.
5. Nhân viên điều hành hoạt động của máy có thể truy cập tơí chương trình tính lương và sửa đổi nó để làm tròn phần tiền lẻ trong tiền lương của mỗi nhân viên và chuyển phần tiền lẻ này vào một tài khoản khác. Sau đó nhân viên điều hành này đã chuyển tiền từ tài khoản khác đó vào tài khoản cá nhân của anh ta.

Hướng dẫn giải:

1. Hệ thống dự phòng máy tính để đảm bảo tính liên tục của hoạt động, sử dụng phương tiện thay thế để xử lý thông tin khi cần thiết.

2. Lắp đặt hệ thống chống nước và bảo vệ nơi lưu trữ dữ liệu để ngăn chặn rủi ro hủy hoại dữ liệu.

3. Thiết lập kiểm soát xác nhận khi nhập liệu hoạt động thu tiền để đảm bảo tính chính xác của thông tin và tránh nhầm lẫn giữa các khoản phải thu của khách hàng.

4. Áp dụng kiểm soát truy cập và giám sát đối với nhân viên điều hành, cũng như kiểm tra và ghi chép lại mọi sự thay đổi trong chương trình tính lương để phát hiện và ngăn chặn gian lận.

II. Công ty luật ACC giải đáp các câu hỏi thường gặp 

1. Câu hỏi: Hệ thống thông tin kế toán là gì và vai trò của nó trong lĩnh vực kế toán là gì?

   Câu trả lời: Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống có cấu trúc và tổ chức giúp ghi chép, xử lý thông tin kế toán để cung cấp các báo cáo tài chính và quản lý hiệu quả. Vai trò của nó bao gồm ghi nhận, phân loại, xử lý và báo cáo thông tin kế toán để hỗ trợ quyết định và kiểm soát tài chính.

2. Câu hỏi: Những thành phần cơ bản của hệ thống thông tin kế toán là gì?

   Câu trả lời: Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các thành phần chính như cơ sở dữ liệu kế toán, hệ thống phần mềm, quy trình kế toán và con người. Các thành phần này cộng tác để thu thập, xử lý và bảo quản thông tin kế toán, đồng thời hỗ trợ quyết định và giám sát tài chính.

3. Câu hỏi: Tại sao việc tích hợp hệ thống thông tin kế toán là quan trọng và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

   Câu trả lời: Tích hợp hệ thống thông tin kế toán giúp cải thiện tính nhất quán, chính xác và nhanh chóng trong quá trình ghi chép và báo cáo kế toán. Điều này mang lại lợi ích như tăng hiệu suất làm việc, giảm rủi ro sai sót, cung cấp thông tin quản lý chính xác và đồng bộ hóa quy trình kế toán trong toàn bộ doanh nghiệp.

Kết thúc chương 3, chúng ta đã cùng nhau đi qua những khía cạnh quan trọng về hệ thống thông tin kế toán. Việc nắm vững kiến thức về cách hệ thống này hoạt động và ứng dụng trong thực tế không chỉ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về quản lý tài chính mà còn là chìa khóa mở ra những cơ hội mới trong lĩnh vực kế toán và tài chính. Qua bài tập này, hy vọng mọi người đã có được cái nhìn sâu sắc và áp dụng được những kiến thức này vào công việc hàng ngày, từ đó nâng cao khả năng quản lý và đưa ra những quyết định thông minh trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.