Các ứng dụng To-do-list, App checklist công việc tốt nhất

Chúng ta phải thực hiện nhiều công việc mỗi ngày. Chắc hẳn đôi lúc bạn sẽ sơ xuất bỏ quên một công việc nào đó, hay cảm thấy không kiểm soát, sắp xếp được công việc trong ngày. Đó chính là lý do Checklist công việc được ra đời. Chúng giúp bạn kiểm soát, tối ưu công việc hiệu quả hơn. Vậy Các ứng dựng Checklist công việc, app To-do-list tốt nhất hiện nay là gì? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Checklist công việc là gì?

Checklist công việc là một bản danh sách công việc được liệt kê cần thực hiện cho dự án nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra ban đầu trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Mục đích quan trọng nhất của checklist là giúp bạn giảm tối đa tình trạng sót việc, đảm bảo hoàn thành công việc đúng, đủ và kịp thời hạn.

Checklist thường sẽ được thể hiện dưới dạng một hay nhiều danh sách các công việc, nhiệm vụ. Sau mỗi nhiệm vụ/công việc sẽ có hộp kiểm tra nhỏ, một vị trí để đánh dấu hoàn thành. Tùy loại ứng dụng và cách thiết lập của bạn, công việc hoàn thành có thể ẩn đi, hoặc nhiệm vụ chưa hoàn thành được tô đậm,… giúp bạn dễ kiểm soát hơn. Đặc biệt, một số ứng dụng còn có tính năng nhắc nhở các công việc sắp đến hạn giúp bạn có thời gian hoàn thành tốt hơn, không lo bỏ sót công việc.

Nhiều chủ doanh nghiệp, nhà quản lý sử dụng Checklist để theo dõi tiến độ làm việc của các bộ phận. Qua đó, họ có thể quản lý công việc chuyên nghiệp, khoa học hơn, đảm bảo mọi công việc được kiểm soát, hoàn thành tốt.

2. Phân biệt checklist và to do list

Chúng ta thường bị nhầm lẫn hai khái niệm “checklist” và “to do list”. Vậy hai cụm từ này có gì khác nhau?

Cụm “to do list” là hành động chỉ đưa ra những việc cần làm, những đầu việc có thể không liên quan đến nhau. Chẳng hạn như các việc cần làm trong chiều nay.

Checklist là cụm từ chỉ những việc cần làm để hoàn thành quy trình cụ thể nào đó một cách chất lượng và hiệu quả nhất. Bạn sẽ cần chắc chắn không sót bất kỳ quy trình nào giúp cho công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.

To-do list có thể bao gồm nhiều checklist. Chúng ta hiểu đơn giản rằng, checklist là tất cả các bước làm như thế nào để cho một nhiệm vụ được thực hiện trọn vẹn, trong khi to-do list là làm những cái gì.

Chẳng hạn:

“To-do list” tối nay:

• Đi siêu thị.
• Đi nhà hàng ăn tối.

“Checklist” cho việc “Tổ chức một buổi dã ngoại cho gia đình”:

• Sắp xếp thời gian.
• Cần thông báo tới các thành viên về lịch trình.
• Liệt kê các thứ cần chuẩn bị và đi mua.

3. Lợi ích của checklist công việc

Trong công việc và cuộc sống, chúng ta đều cần xử lý lượng công việc rất lớn, sự chồng chéo giữa các dự án nên rất dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát công việc. Bởi vậy, phương pháp đơn giản giúp chúng ta giải quyết được tình trạng này là lập một bản checklist đầu việc trên Excel.

Bởi thế, chúng ta có thể chủ động lên kế hoạch, bắt tay vào thực thi cũng như theo dõi sát sao tiến độ công việc của cá nhân hay đội nhóm.

Đối với nhân viên

• Giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ công việc từ lớn tới nhỏ và tránh sót việc.
• Kiểm soát được số lượng công việc cần thực hiện trong ngày/tuần/tháng… hay trong dự án.
• Phân chia tối ưu thời gian hoàn thành công việc một cách khoa học và hợp lý.
• Tăng năng suất làm việc và giảm thiểu tối đa sơ suất trong công việc.

Đối với cấp quản lý

• Người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát tổng quan và chi tiết về tất cả các đầu việc đã giao cho nhân viên.
• Có một cơ sở cụ thể để đánh giá năng lực của từng cá nhân cũng như đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Tối ưu hiệu quả thời gian trong công tác quản trị.
• Sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên khoa học.
• Phân chia công việc một cách dễ dàng, phù hợp với từng cá nhân và đội nhóm.

4. TOP các ứng dụng checklist đang được yêu thích

Ứng dụng Todoist

Todoist có sắp xếp khoa học và giao diện đẹp mắt, hỗ trợ tối ưu việc lên kế hoạch, tổ chức, thực hiện từng nhiệm vụ. Khi sử dụng Todoist, bạn có thể sử dụng những tính năng nổi bật như:

• Người dùng có thể phân công công việc, chia sẻ kế hoạch dễ dàng, bàn luận cùng đồng nghiệp, bạn bè.
• Todoist có các nhiệm vụ ưu tiên, nhiệm vụ con, dự án con, cho phép phân loại công việc theo màu để bạn sắp xếp danh sách công việc hiệu quả.
• Bạn có thể quản lý công việc mọi nơi, mọi lúc kể cả khi đang offline. Khi một thiết bị kết nối mạng, mọi dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ ngay lập tức trên các thiết bị khác.
• Bạn có thể tích hợp Todoist với nhiều ứng dụng khác như Cloud Magic, Google Drive, Toggl, IFTTT, Sunrise Calendar, Zapier,…

Google Tasks

Nếu bạn dùng Gmail và muốn tích hợp danh sách công việc cần làm với email của mình đây là ứng dụng hoàn hảo. Google Tasks cũng có thể được tích hợp với Google Calendar. Với Google Tasks, người dùng có thể tạo một danh sách mới, thêm nhiệm vụ. Đồng thời, nếu bạn muốn được nhắc nhở về công việc, hãy chỉ định thời gian cụ thể cho nhiệm vụ đó.

Due

Due là ứng dụng Checklist hòa hảo để quản lý, nhắc nhở công việc cho người dùng và không yêu cầu kết nối internet để hoạt động. Nó sẽ liên tục nhắc nhở các công việc gần tới hạn đến khi người dùng hoàn thành chúng. Một số tính năng thú vị của Due có thể kể đến như:

• Cho phép người dùng theo dõi những nhiệm vụ nổi bật với Smart Badges.
• Với auto-snooze, ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở mỗi 1, 5, 10, 15, 30, hoặc 60 phút đến khi người dùng đánh dấu hoàn thành công việc.
• Bạn có thể tái sử dụng tính năng đếm lùi. Tính năng này vô cùng phù hợp dùng để canh giờ pha cà phê, nấu ăn,...

5. Top các ứng dụng To-do-list đang được yêu thích

Any.do

Any.DO là ứng dụng quản lý công việc hoàn hảo với nhiều tính năng nổi bật so với các ứng dụng tương tự khác. Thay vì phải nhập thông tin, người dùng chỉ cần chạm vào biểu tượng microphone và liệt kê công việc cần làm. Any.DO sẽ tự động chuyển lời nói của bạn sang dạng văn bản bằng bất cứ ngôn ngữ nào.

Ngoài ra, ứng dụng sẽ ứng dụng sẽ tự động tiên đoán thông tin bạn đang nhập và đưa ra đề xuất tương ứng.

Các tính năng nổi bật của Any.do:

• Giao diện gọn gàng và thông minh giúp bạn tập trung hoàn thành mục tiêu mỗi ngày.
• Đính kèm video, audio, photo và tập tin Dropbox vào task.
• Cài đặt “nhiệm vụ lặp” với những task cần được thực hiện thường xuyên.
• Chia sẻ công việc với bạn bè, người thân, đồng nghiệp để cùng nhau hoàn tất.

Evernote

Nếu bạn cần một dịch vụ để lưu trữ và viết note, Evernote là ứng dụng phù hợp gần như với tất cả mọi người, ngoài App trên iPhone, iPad, bạn còn có thể tạo và xem các note trên Windows, Mac, Trình duyệt web, Andoird, Windows Phone… hầu như là tất cả các thiết bị thông minh, dùng Evernote, bạn có thể mang theo các note của mình đi khắp mọi nơi.

Dĩ nhiên là không chỉ có thể lưu lại các thông tin trên website, bạn vẫn có thể tự viết ghi chú thông qua ứng dụng web của Evernote hoặc ứng dụng trên máy. Cái này rất thích hợp để dành ghi chú bài học, một thông tin quan trọng ngắn ngủi hay lên kế hoạch cho việc làm sắp tới vì nó có kèm theo tính năng Reminder để bạn đặt giờ thông báo cho từng ghi chú.

Các tính năng nổi bật của Evernote:

• Tự quản lý note
• Chia sẻ ghi chú
• Đặt lịch nhắc nhở cho từng ghi chú
• Chat với những người trong liên lạc
• Dùng miễn phí. Chỉ có phí khi bạn có nhu cầu bảo mật cao và cần dung lượng lưu trữ lớn.

Trello

Đây có thể được gọi là ứng dụng có cách sử dụng độc đáo và dễ hiểu nhất hiện nay. Cách thức hoạt động của nó là sẽ cho phép bạn tạo ra nhiều Board (ngầm hiểu là một dự án) và trên mỗi board đó bạn sẽ tạo ra cấc list việc cần làm, trong mỗi list việc làm đó sẽ có nhiều công việc cần xử lý để bạn quản lý từng việc làm.

Không chỉ có vậy, nó còn hỗ trợ làm việc theo nhóm rất tốt bởi vì nó cho phép bạn gửi lời mời (invite friend) không giới hạn vào tham gia làm việc chung với dự án, bạn có thể ủy quyền họ theo dõi một list nào đó hoặc họ có thể tự tạo thêm các list và bổ sung công việc vào.

Đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí mà hiện tại họ chưa công bố các tính năng trả phí, nên bạn có thể sử dụng thoải mái nhé. Đây cũng là một trong số các ứng dụng mới được nhiều người sử dụng trên thế giới, có thể áp dụng vào các dự án nhỏ hoặc lớn.

6. Phần mềm kế toán ACC

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm ACC với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến một số tính năng đắt giá của Phần mềm kế toán ACC như:

• Công nghệ lập trình tiên tiến;
• Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
• Quản lý đa tiền tệ;
• Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
• Tính hiện đại chính xác;
• Có tính chuyên nghiệp.

Với một số thông tin liên quan đến Phần mềm kế toán ACC chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất ký thắc mắc nào liên quan đến Phần mềm kế toán ACC hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Trên đây là Các ứng dụng To-do-list, app checklist công việc tốt nhất hiện nay mà ACC muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!