Mẫu danh mục hồ sơ lưu trữ cơ quan

Mẫu danh mục hồ sơ lưu trữ cơ quan là tài liệu liệt kê các hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ và quản lý tại cơ quan theo quy định. Mẫu này giúp đảm bảo việc sắp xếp, tra cứu và bảo quản thông tin một cách hệ thống, hỗ trợ công tác hành chính hiệu quả.

Mẫu danh mục hồ sơ lưu trữ cơ quan

1. “Hồ sơ”, "Danh mục hồ sơ”, “Lưu trữ cơ quan” là gì theo Hướng dẫn 17-HD/VPTW? 

Hồ sơ: Là tập hợp các tài liệu có liên quan đến một công việc, một vấn đề, một sự kiện, được sắp xếp có hệ thống theo một tiêu chí nhất định, phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Danh mục hồ sơ: Là tài liệu liệt kê các loại hồ sơ, mã số, tiêu đề, thời hạn bảo quản, giá trị hành chính và lịch sử của hồ sơ, được lập theo một hệ thống phân loại nhất định.

Lưu trữ cơ quan: Là hoạt động thu thập, sắp xếp, bảo quản, sử dụng và thanh lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.

2. Nội dung lập Danh mục hồ sơ được xây dựng như thế nào?

Danh mục hồ sơ được xây dựng dựa trên các tiêu chí sau:

• Loại hồ sơ: Chia theo loại hình công việc, loại văn bản (hành chính, chuyên môn...).
• Mã số: Gán mã số cho từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý.
• Tiêu đề: Mô tả ngắn gọn, chính xác nội dung của hồ sơ.
• Thời hạn bảo quản: Xác định thời hạn bảo quản theo quy định của pháp luật và đặc thù của từng loại hồ sơ.
• Giá trị hành chính và lịch sử: Đánh giá giá trị của hồ sơ đối với công tác quản lý và nghiên cứu lịch sử.

3. Mẫu danh mục hồ sơ lưu trữ cơ quan theo Hướng dẫn 17-HD/VPTW

4. Khi lập Danh mục hồ sơ cần căn cứ vào các văn bản nào? Soạn thảo, ban hành, sử dụng Danh mục hồ sơ lưu trữ cơ quan như thế nào?

• Căn cứ pháp lý: Luật Lưu trữ, các Thông tư hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ, Hướng dẫn 17-HD/VPTW và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
• Văn bản quy định nội bộ: Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
• Các tài liệu liên quan: Hồ sơ công việc, sổ đăng ký, sổ giao nhận...

Quy trình lập, ban hành và sử dụng Danh mục hồ sơ:

1. Xây dựng: Lập danh mục hồ sơ dựa trên cơ sở phân loại hồ sơ hiện có và dự kiến.
2. Phê duyệt: Trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và ban hành.
3. Công bố: Công bố danh mục hồ sơ đến toàn bộ cán bộ, công nhân viên để biết và thực hiện.
4. Sử dụng: Sử dụng danh mục hồ sơ làm cơ sở để sắp xếp, quản lý, tìm kiếm hồ sơ.
5. Cập nhật: Cập nhật danh mục hồ sơ khi có sự thay đổi về loại hình hoạt động, quy định pháp luật hoặc cấu trúc tổ chức.

5. Quy định về trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan?

Trách nhiệm của người lập hồ sơ:

• Lập hồ sơ đầy đủ, chính xác, bảo đảm tính khoa học và tính pháp lý.
• Sắp xếp hồ sơ theo đúng quy định.
• Giao nộp hồ sơ đúng thời hạn và đúng quy định.

Trách nhiệm của người quản lý hồ sơ:

• Kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ.
• Quản lý, bảo quản hồ sơ theo quy định.
• Tổ chức thanh lý hồ sơ khi hết thời hạn bảo quản.

Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan:

• Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ theo quy định.
• Cung cấp điều kiện cần thiết cho công tác lưu trữ.
• Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm quy định về lưu trữ.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu danh mục hồ sơ lưu trữ cơ quan. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.