Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Trong một số trường hợp, công ty đang hoạt động thì cần phải thay đổi người đại diện. Vậy thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây!

Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Thay đổi người đại diện theo pháp luật

1. Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty

  • Đối với người đại diện hợp pháp của công ty được quy định theo độ tuổi trên 18 tuổi.
  • Cần cung cấp cho bên luật pháp 01 bản sao chứng minh nhân dân hoặc 01 bản sao hộ chiếu, như vậy sẽ đủ điều kiện làm người đại diện hợp pháp cho công ty.
  • Người đại diện cho công ty không bị treo mã số thuế, hệ thống bên pháp luật sẽ thực hiện tra trên dữ liệu quản lý thuế và doanh nghiệp theo luật pháp.
  • Người đại diện theo pháp luật không cần thiết phải là người nằm trong bộ phận quản lý của công ty cũng như không nhất thiết phải là người đã từng góp vốn vào công ty.

2. Các chức danh có thể lựa chọn cho người đại diện theo pháp luật của công ty

Những chức danh có thể lựa chọn cho người đại diện theo luật pháp của công ty có thể bao gồm các chức danh như sau:

  • Giám đốc công ty
  • Tổng giám đốc công ty
  • Đối với công ty cổ phần là chủ tịch hội đồng quản trị
  • Đối với công ty cổ phần là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc hay giám đốc
  • Còn đối với công ty Trách nhiệm hữu hạn gồm hai thành viên trở lên là chủ tịch hội đồng thành viên kiêm tổng giám đốc-giám đốc
  • Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm hai thành viên trở lên là chủ tịch hội đồng thành viên
  • Cuối cùng là đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là chức danh chủ tịch công ty

3. Hồ sơ thay đổi đại diện pháp luật với từng loại hình doanh nghiệp

Cần cung cấp các giấy tờ còn giá trị sử dụng là chứng minh thư nhân dân hoặc bản hộ chiếu hay thẻ căn cước công dân của người đại diện pháp luật mới nhất, cụ thể như:

 

  • 01 bản gốc của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. (Tại Hà nội khi làm thủ tục hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật thì ở đây không yêu cầu nộp lại bản gốc của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)
  • Cần có 01 bản thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
  • Chuẩn bị biên bản họp của công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
  • Cần có quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
  • Phải có thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp.

3.1 Đối với công ty TNHH 01 thành viên

Tại phụ lục II.2 Theo thông tư 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 đã đưa ra thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được đưa ra như sau:

  • Cần có quyết định của chủ sở hữu về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan thuế của doanh nghiệp.
  • Cấp giấy ủy quyền-thay thế trong trường hợp người trực tiếp đi nộp không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
  • Bản sao của một trong các giấy tờ khác tùy thân còn hiệu lực, ví dụ như: bản sao của thẻ căn cước công dân; bản sao của giấy chứng minh nhân dân hoặc bản sao của hộ chiếu.

3.2. Đối với công ty TNHH từ 02 thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần

  • Đối với trường hợp này, thì điều đầu tiên cần phải có là thông báo về việc hồ sơ thay đổi người đại diện theo luật pháp.
  • Ở công ty trách nhiệm hữu hạn thì cần có quyết định của hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Còn đối với công ty cổ phần thì cần có quyết định của hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
  • Cấp giấy ủy quyền – xảy ra với trường hợp người đi nộp trực tiếp lại không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
  • Cần bản sao của các giấy tờ tùy thân còn hiệu lực tới bây giờ như: bản sao của giấy chứng minh nhân dân, bản sao của thẻ căn cước công dân hoặc bản sao của hộ chiếu.

4. Nơi nộp hồ sơ và thời gian thực hiện thủ tục

Muốn thay đổi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp thì cần đến sở kế hoạch và đầu tư của tỉnh hay thành phố nơi doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở để nộp hồ sơ trực tiếp.

5. Một số lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Những lưu ý trong việc thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật như sau:

  • Khi đưa ra các mẫu quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần chú ý tới việc đăng ký thông tin của chủ tài khoản tại ngân hàng trước.
  • Cần đưa mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật với các bạn hàng, các đối tác, các bộ phận cơ quan bảo hiểm hay các bộ phận cơ quan liên quan khác.
  • Đối với các doanh nghiệp có giấy phép sau khi thành lập, cụ thể như: giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép phòng cháy chữa cháy, giấy phép an ninh trật tự,..Nếu muốn thay đổi người đại diện theo pháp luật thì cần thay đổi tất cả các loại giấy phép trên, vì thông tin trên giấy phép đó có ghi của người đại diện theo pháp luật cũ.
  • Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật được gắn liền với việc chuyển nhượng lại vốn cho người đại diện theo pháp luật mới, điều này cần chú ý tới các mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật cụ thể như: những mẫu kê khai thuế thu nhập cá nhân của người đại diện cũ chuyển nhượng và nộp thuế thu nhập mới(phải nộp khi phát sinh thu nhập chịu thuế).
  • Sau khi đã thực hiện được việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ việc đăng báo cáo thay đổi tại cổng thông tin quốc gia về thủ tục đăng ký của doanh nghiệp.

6. Một số quy định đặc biệt về người đại diện theo pháp luật theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 tiếp tục có hiệu lực năm 2018

  • Thủ tục thay đổi giám đốc công ty tnhh và công ty cổ phần có thể sẽ cần tới một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật khác nhau. Các điều lệ của công ty được quy định cụ thể vào các yếu tố như: số lượng, các chức danh quản lý và quyền, các nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
  • Theo mẫu 08 thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các cá nhân đại diện cho doanh nghiệp của mình để thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã được phát sinh nhờ sự giao dịch của doanh nghiệp, nhằm đại diện cho doanh nghiệp với tư cách là nguyên đơn, bị đơn, là người có quyền lợi và nghĩa vụ có liên quan trước tới các Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác được phân chia theo quy định của pháp luật mới nhất.
  • Doanh nghiệp luôn đảm bảo phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật định cư tại Việt Nam. Trừ trường hợp doanh nghiệp của bạn chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì bản thân người đó phải định cư tại Việt Nam và phải được ủy quyền bằng văn bản cho một người khác để người đó thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi chuẩn bị xuất cảnh khỏi nơi định cư là Việt Nam. Tại trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã được ủy quyền và ký kết đó.  
  • Ở một số trường hợp đặc biệt, tại nơi tòa án có thẩm quyền sẽ có quyền chỉ định ra người đại diện theo pháp luật ở trong quá trình tố tụng tại tòa án.
  • Có trường hợp doanh nghiệp của bạn chỉ có một người đại diện theo pháp luật nhưng người đại diện này lại đang vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không hề ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đại diện đó gặp các sự cố như: bị tạm giam, bị tử vong, bị kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì ban chủ sở hữu của công ty, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị sẽ tự cử ra một người có năng lực để làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
  • Tại trường hợp bị hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật của công ty chưa trở lại Việt Nam kịp thời và không hề đưa ra bất kỳ một thông báo ủy quyền khác, thì cần thực hiện các quy định sau đây:
  • Người được ủy quyền vẫn có thể tiếp tục thực hiện các phần quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty tư nhân nằm trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi nào người đại diện theo pháp luật trở về làm việc lại tại doanh nghiệp.
  • Người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật vẫn được tiếp tục nhận quyền và nghĩa về phía công ty cổ phần, công ty hợp danh hay công ty trách nhiệm hữu hạn, tất cả được đặt trong phạm vi đã được ủy quyền cho tới khi nào người đại diện theo pháp luật của công ty quay trở lại làm việc thì chủ sở hữu công ty, hội đồng thành viên công ty và hội đồng quản trị công ty sẽ đưa ra quyết định để cử người khác làm đại diện theo pháp luật của công ty.
  • Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, nếu trong đó có thành viên là người đại diện theo pháp luật đang bị tạm giam, bị kết án tù, bị mất tích, tự ý trốn khỏi nơi cư trú,…Theo quy định của Bộ luật hình sự thì thành viên còn lại sẽ làm người đại diện theo pháp luật thay thế người kia, cho tới khi có quyết định mới của hội đồng thành viên của công ty.
  • Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2015 đã có hình thức loại bỏ các quy định hạn chế cũ do giám đốc hoặc tổng giám đốc của công ty cổ phần không được làm đồng thời với giám đốc và tổng giám đốc của các doanh nghiệp khác. Vì vậy, hiện nay một người đại diện theo pháp luật với các chức danh vốn có như giám đốc hay tổng giám đốc của các doanh nghiệp theo nhiều loại doanh nghiệp cho nên những doanh nghiệp đó sẽ không bị hạn chế số lượng của công ty.

Viết một bình luận