3.2 Bước 2: Tiếp Nhận và Giải Quyết Hồ Sơ
3.2.1 Kiểm Tra và Tiếp Nhận Hồ Sơ
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, và hợp lệ của hồ sơ theo quy định. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, họ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các bước tiếp theo.
3.2.2 Xử Lý Hồ Sơ Đầy Đủ và Hợp Lệ
-
Nếu hồ sơ được nộp trực tiếp và đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ số hóa và ký số vào tài liệu. Sau đó, hồ sơ được chuyển đến công chức làm công tác hộ tịch để thực hiện thủ tục cấp trích lục giấy khai sinh.
-
Nếu hồ sơ được nộp trực tuyến, công chức gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục khai sinh điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
3.2.3 Xử Lý Hồ Sơ Chưa Đầy Đủ và Hợp Lệ
-
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, người yêu cầu sẽ nhận được thông báo về việc bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Cần nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người yêu cầu có thể hoàn thiện hồ sơ.
-
Nếu người yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ, công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Trưởng bộ phận một cửa và có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
3.2.4 Thẩm Tra Hồ Sơ
Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ, kiểm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, và tài liệu do người yêu cầu nộp hoặc xuất trình.
-
Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc hoàn thiện, hoặc không đủ điều kiện giải quyết, công chức gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người yêu cầu hoàn thiện hồ sơ.
-
Nếu cần kiểm tra, xác minh hoặc có nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn, công chức lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.
3.2.5 Cấp Trích Lục Giấy Khai Sinh
-
Hồ sơ nộp trực tiếp: công chức in Trích lục khai sinh và chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người yêu cầu.
-
Nộp hồ sơ trực tuyến: công chức gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục khai sinh điện tử cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Lưu Ý Quan Trọng
-
Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên trích lục giấy khai sinh và xác nhận (tối đa một ngày).
-
Nếu người có yêu cấp trích lục giấy khia sinh đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản Trích lục giấy khai sinh và chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
3.3. Bước 3: Trả Kết Quả Cấp Bản Sao Trích Lục Giấy Khai Sinh
3.1 Bản Điện Tử Gửi Qua Thư Điện Tử
- Bản điện tử Trích lục khai sinh sẽ được gửi qua thư điện tử, trực tiếp đến Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân đó. Phương thức này đảm bảo sự thuận tiện và nhanh chóng, giúp người yêu cầu tiếp cận thông tin một cách linh hoạt.
- Trong trường hợp nhận kết quả qua thư điện tử, người yêu cầu sẽ nhận được bản điện tử Trích lục khai sinh trực tiếp vào hộp thư điện tử.
3.2 Bản Điện Tử Gửi Vào Thiết Bị Số
- Bản điện tử Trích lục khai sinh sẽ được gửi vào thiết bị số thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Điều này mang lại sự tiện lợi cho người yêu cầu, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư và an ninh thông tin của họ.
- Trong trường hợp nhận kết quả qua thiết bị số, người yêu cầu sẽ nhận được bản điện tử Trích lục khai sinh trực tiếp vào thiết bị số của mình.
3.3 Trích Lục Khai Sinh Qua Hệ Thống Bưu Chính
- Trích lục khai sinh có thể được gửi thông qua hệ thống bưu chính, giúp người yêu cầu nhận kết quả một cách an toàn và tin cậy. Phương thức này phù hợp cho những người có ưu tiên sử dụng dịch vụ truyền thống của bưu chính.
- Nếu chọn phương thức qua hệ thống bưu chính, người yêu cầu sẽ nhận được Trích lục khai sinh qua đường bưu điện, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn thông tin.
3.4 Trích Lục Khai Sinh Tại Cơ Quan Đăng Ký Hộ Tịch
- Người yêu cầu cũng có thể nhận Trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Điều này là lựa chọn thuận tiện cho những người muốn đảm bảo tính chính xác và trực tiếp nhận thông tin từ cơ quan quản lý.
- Trong trường hợp nhận trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn và nhận Trích lục khai sinh từ cán bộ hoặc nhân viên tại cơ quan.
4. Hỏi đáp về Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh:
Câu hỏi 1: Có thể nộp trực tiếp hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh ở đâu?
Theo khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan đăng ký hộ tịch như sau:
1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).
Đồng thời, Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!