Thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh

Thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh

Thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh

Thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh là một khía cạnh quan trọng trong hệ thống hành chính của mỗi quốc gia, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý hộ tịch. Việc xác định rõ thẩm quyền này là quan trọng để đảm bảo quá trình cấp phát trích lục diễn ra hiệu quả và đúng quy trình. Trong bối cảnh này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh, nhấn mạnh vai trò quyết định của các cơ quan chức năng và quy định liên quan để cung cấp cái nhìn toàn diện về quá trình này.

1. Trích Lục Giấy Khai Sinh là Gì?

1.1 Định nghĩa

Theo khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014, trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

1.2 Trích lục giấy khai sinh

Trích lục giấy khai sinh là bản sao giấy khai sinh được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, dùng để phân biệt với bản sao được công chứng hay chứng thực và có giá trị tương đương bản chính giấy khai sinh.

2. Hồ Sơ Xin Cấp Trích Lục Giấy Khai Sinh

2.1 Tờ khai xin

Hồ sơ xin cấp trích lục giấy khai sinh bao gồm tờ khai xin theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính giấy khai sinh.

2.2 Giấy tờ tùy thân

  • Giấy tờ tùy thân như hộ chiếu, CMND, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng như hồ sơ lý lịch Đảng, lý lịch tư pháp, bằng tốt nghiệp, học bạ, và các giấy tờ khác.

2.3 Giấy tờ ủy quyền

  • Trong trường hợp ủy quyền, văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền, cần có giấy tờ chứng minh mối quan hệ.

2.4 Lưu ý Quan Trọng

  • Trường hợp ủy quyền, văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền là cần thiết.

Kết Luận

Quy trình xin cấp trích lục giấy khai sinh đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng của hồ sơ và tuân thủ các quy định của pháp luật. Bằng cách này, người dân có thể nhanh chóng và hiệu quả nhận được trích lục giấy khai sinh, giúp họ tiếp cận các quyền lợi và dịch vụ công dân một cách thuận tiện.

3. Thủ Tục Xin Cấp Trích Lục Giấy Khai Sinh

Thủ Tục Xin Cấp Trích Lục Giấy Khai Sinh

Thủ Tục Xin Cấp Trích Lục Giấy Khai Sinh

3.1 Bước 1: Nộp Hồ Sơ

3.1.1 Địa Điểm Nộp Hồ Sơ

Người xin trích lục giấy khai sinh cần nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền. Quy trình này giúp đảm bảo sự chính xác và đồng bộ trong quản lý thông tin hộ tịch.

3.1.2 Các Cơ Quan Nộp Hồ Sơ

  1. Cơ Quan Đăng Ký Hộ Tịch:

    • Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã).
    • Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện).
  2. Cơ Quan Quản Lý Hộ Tịch:

    • Bộ Tư pháp.
    • Bộ Ngoại giao.
    • Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
  3. Cơ Quan Đại Diện Ngoại Giao:

    • Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.

3.1.3 Hình Thức Nộp Hồ Sơ

Người xin có thể chọn giữa các hình thức nộp hồ sơ sau đây:

Nộp Hồ Sơ Trực Tiếp

  • Tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
  • Tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.

Nộp Hồ Sơ Qua Hệ Thống Bưu Chính

  • Gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến một trong số các cơ quan quản lý hộ tịch nêu trên.

Nộp Hồ Sơ Trực Tuyến

  • Sử dụng hình thức nộp trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

Quy trình này mang lại sự linh hoạt cho người dân, giúp họ lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp với tình huống và tiện ích cá nhân của mình. Ngoài ra, việc nộp hồ sơ trực tuyến giúp tối ưu hóa thời gian và giảm bớt công đoạn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục

3.2 Bước 2: Tiếp Nhận và Giải Quyết Hồ Sơ

3.2.1 Kiểm Tra và Tiếp Nhận Hồ Sơ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, và hợp lệ của hồ sơ theo quy định. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, họ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các bước tiếp theo.

3.2.2 Xử Lý Hồ Sơ Đầy Đủ và Hợp Lệ

  • Nếu hồ sơ được nộp trực tiếp và đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ số hóa và ký số vào tài liệu. Sau đó, hồ sơ được chuyển đến công chức làm công tác hộ tịch để thực hiện thủ tục cấp trích lục giấy khai sinh.

  • Nếu hồ sơ được nộp trực tuyến, công chức gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục khai sinh điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

3.2.3 Xử Lý Hồ Sơ Chưa Đầy Đủ và Hợp Lệ

  • Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, người yêu cầu sẽ nhận được thông báo về việc bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Cần nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người yêu cầu có thể hoàn thiện hồ sơ.

  • Nếu người yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ, công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Trưởng bộ phận một cửa và có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

3.2.4 Thẩm Tra Hồ Sơ

Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ, kiểm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, và tài liệu do người yêu cầu nộp hoặc xuất trình.

  • Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc hoàn thiện, hoặc không đủ điều kiện giải quyết, công chức gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người yêu cầu hoàn thiện hồ sơ.

  • Nếu cần kiểm tra, xác minh hoặc có nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn, công chức lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.

3.2.5 Cấp Trích Lục Giấy Khai Sinh

  • Hồ sơ nộp trực tiếp: công chức in Trích lục khai sinh và chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người yêu cầu.

  • Nộp hồ sơ trực tuyến: công chức gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục khai sinh điện tử cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Lưu Ý Quan Trọng

  • Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên trích lục giấy khai sinh và xác nhận (tối đa một ngày).

  • Nếu người có yêu cấp trích lục giấy khia sinh đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản Trích lục giấy khai sinh và chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

3.3. Bước 3: Trả Kết Quả Cấp Bản Sao Trích Lục Giấy Khai Sinh

3.1 Bản Điện Tử Gửi Qua Thư Điện Tử

  • Bản điện tử Trích lục khai sinh sẽ được gửi qua thư điện tử, trực tiếp đến Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân đó. Phương thức này đảm bảo sự thuận tiện và nhanh chóng, giúp người yêu cầu tiếp cận thông tin một cách linh hoạt.
  • Trong trường hợp nhận kết quả qua thư điện tử, người yêu cầu sẽ nhận được bản điện tử Trích lục khai sinh trực tiếp vào hộp thư điện tử.

3.2 Bản Điện Tử Gửi Vào Thiết Bị Số

  • Bản điện tử Trích lục khai sinh sẽ được gửi vào thiết bị số thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Điều này mang lại sự tiện lợi cho người yêu cầu, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư và an ninh thông tin của họ.
  • Trong trường hợp nhận kết quả qua thiết bị số, người yêu cầu sẽ nhận được bản điện tử Trích lục khai sinh trực tiếp vào thiết bị số của mình.

3.3 Trích Lục Khai Sinh Qua Hệ Thống Bưu Chính

  • Trích lục khai sinh có thể được gửi thông qua hệ thống bưu chính, giúp người yêu cầu nhận kết quả một cách an toàn và tin cậy. Phương thức này phù hợp cho những người có ưu tiên sử dụng dịch vụ truyền thống của bưu chính.
  • Nếu chọn phương thức qua hệ thống bưu chính, người yêu cầu sẽ nhận được Trích lục khai sinh qua đường bưu điện, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn thông tin.

3.4 Trích Lục Khai Sinh Tại Cơ Quan Đăng Ký Hộ Tịch

  • Người yêu cầu cũng có thể nhận Trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Điều này là lựa chọn thuận tiện cho những người muốn đảm bảo tính chính xác và trực tiếp nhận thông tin từ cơ quan quản lý.
  • Trong trường hợp nhận trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn và nhận Trích lục khai sinh từ cán bộ hoặc nhân viên tại cơ quan.

Câu hỏi 1: Có thể nộp trực tiếp hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh ở đâu?

     Theo khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan đăng ký hộ tịch như sau:

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

     Đồng thời, Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, quá trình nộp hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Bạn có thể chọn nộp trực tiếp tại một trong những địa điểm quan trọng sau đây:

  1. Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã (UBND cấp xã):

    • Địa Chỉ: Văn phòng UBND tại xã, nơi cung cấp dịch vụ đăng ký và quản lý hộ tịch cấp xã.
  2. Ủy Ban Nhân Dân Cấp Huyện (UBND cấp huyện):

    • Địa Chỉ: Trụ sở UBND cấp huyện, nơi bạn có thể thực hiện các thủ tục liên quan đến hộ tịch cấp huyện.
  3. Bộ Tư Pháp:

    • Địa Chỉ: Văn phòng cơ quan thuộc Bộ Tư Pháp, nơi có thẩm quyền xử lý các vấn đề về hộ tịch và cấp trích lục.
  4. Cơ Quan Đại Diện Ngoại Giao:

    • Địa Chỉ: Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam đặt tại các quốc gia nước ngoài. Nơi này cung cấp dịch vụ liên quan đến công dân Việt Nam ở nước ngoài.
  1. Cơ Quan Đại Diện Lãnh Sự của Việt Nam ở Nước Ngoài:

    • Địa Chỉ: Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, nơi cung cấp hỗ trợ và dịch vụ cho công dân Việt Nam đang sinh sống hay làm việc ở nước ngoài.
  2. Bộ Ngoại Giao:

    • Địa Chỉ: Trụ sở Bộ Ngoại Giao, nơi có chức năng quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ ngoại giao và dịch vụ hỗ trợ cho công dân.
  3. Cơ Quan Khác Được Giao Thẩm Quyền:

    • Địa Chỉ: Các cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Thông tin chi tiết về địa chỉ và thủ tục có thể được cập nhật theo quy định hiện hành.

Câu hỏi 2: Bố mẹ khi đi xin cấp trích lục giấy khai sinh cho con có cần ủy quyền không?

     Căn cứ Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết một số điều của Luật hộ tịch và nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch như sau:

     "1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hon nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

     Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực."

 Do đó, khi cha mẹ muốn đến xin cấp trích lục giấy khai sinh cho con, họ chỉ cần có một văn bản ủy quyền, mà không cần phải đến việc chứng thực văn bản ủy quyền đó.

 FAQ các câu hỏi thường gặp

  1. Câu Hỏi: Thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh là gì?

    • Trả Lời: Thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh là quyền hạn của các cơ quan chức năng trong hệ thống quản lý hộ tịch để chứng nhận và cung cấp bản sao chính xác về thông tin khai sinh của một cá nhân đã đăng ký.
  2. Câu Hỏi: Tại sao bố mẹ cần văn bản ủy quyền khi xin trích lục giấy khai sinh cho con?

    • Trả Lời: Văn bản ủy quyền là cần thiết để ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục xin trích lục giấy khai sinh cho con. Mặc dù không yêu cầu chứng thực, nhưng nó là một bước quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và hợp pháp.
  3. Câu Hỏi: Cơ quan nào có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh?

    • Trả Lời: Các cơ quan có thẩm quyền bao gồm UBND cấp xã, UBND cấp huyện, Bộ Tư Pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại Giao và các cơ quan được giao thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật.
  4. Câu Hỏi: Làm thế nào để nộp trực tiếp hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh?

    • Trả Lời: Bạn có thể nộp trực tiếp hồ sơ tại UBND cấp xã, UBND cấp huyện, Bộ Tư Pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự ở nước ngoài, Bộ Ngoại Giao, hoặc các cơ quan khác được giao thẩm quyền. Đối với sự thuận tiện, còn có khả năng nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia hoặc Cổng Dịch Vụ Công Cấp Tỉnh.
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Nội dung bài viết:

    Đánh giá bài viết: (659 lượt)

    Để lại thông tin để được tư vấn

    Họ và tên không được để trống

    Số điện thoại không được để trống

    Số điện thoại không đúng định dạng

    Email không được để trống

    Vấn đề cần tư vấn không được để trống

    Bài viết liên quan

    Phản hồi (0)

    Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!

    084.696.7979 19003330 Báo giá Chat Zalo