Hướng dẫn lập sổ sách kế toán nguyên vật liệu 

Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp là rất quan trọng khi hạch toán chi phí thu mua nguyên vật liệu xây dựng, phân chia chi tiết từng loại vật liệu theo từng định khoản kế toán. Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vì kết thúc bằng các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến việc hướng dẫn lập sổ sách kế toán nguyên vật liệu. 

Ban Sao So Sach Ke Toan Giup Cho Ke Toan Moi Nhanh Chong Thich Nghi Voi Cong Viec
Sổ sách kế toán nguyên vật liệu

1. Sổ kế toán là gì ? 

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.

Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán.

Tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ; kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Sổ kế toán phải có các nội dung theo quy định của pháp luật. Hình thức sổ kế toán được lập theo quy định của Bộ Tài chính. Số kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ, bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá số.

2. Ý nghĩa của sổ kế toán. 

- Dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính bị phát sinh theo kinh tế, tình hình và trình tự thời gian của đơn vị, doanh nghiệp.

- Dựa vào những số liệu được ghi chép trong sổ kế toán, doanh nghiệp có thể đối chiếu với nhau để nắm bắt được tình hình tài chính hiện tại cũng như tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết cho doanh nghiệp mình.

- Sổ kế toán được coi là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các thông tin, chứng từ rời rạc chỉ phản ánh một phần hoạt động kinh tế, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp, do vậy cần hệ thống lại và ghi chép vào sổ kế toán. Từ đó có thể thấy rõ tình hình, kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Phân loại sổ kế toán. 

a) Phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán
Theo tiêu thức này, sổ kế toán được chia thành ba loại:

– Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ dùng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh như: Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

– Sổ ghi theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán). Loại sổ kế toán này gồm có: Sổ cái, sổ chi tiết.

– Sổ liên hợp: Là loại sổ được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.

b) Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ.
Căn cứ vào cấu trúc của sổ kế toán đã được thiết kế, sổ kế toán được chia thành các loại sổ kế toán:

– Sổ kế toán kiểu một bên: Là loại sổ mà hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).

– Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).

– Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.

– Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.

c) Phân loại sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán
Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia thành hai loại:

– Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. Các loại sổ này dễ thất lạc, kế toán phải làm tốt công tác bảo quản.

– Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản sổ kế toán và sử dụng đối với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.

d) Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán
Theo cách phân loại này, sổ kế toán được chia làm ba loại:

– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Sổ kế toán này cung cấp các chỉ tiêu tổng quát phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.

– Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán để phản ánh số liệu chi tiết hóa của số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…). Loại sổ kế toán này có các sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…

Số liệu được phản ánh trên loại sổ kế toán này sẽ cung cấp tài liệu về tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp

– Sổ kế toán kết hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát đồng thời chi tiết hóa số liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý và làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Thuộc loại này có các sổ: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột.

4. Lập sổ sách kế toán nguyên vật liệu. 

Bước 1: Tập hợp chứng từ kế toán xây dựng

Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ

Hóa đơn chứng từ hợp pháp 

Hoá đơn đã làm thủ tục phát hành hoá đơn và còn giá trị sử dụng (Nếu là hóa đơn đặt in) 

Hóa đơn do Bộ tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho doanh nghiệp (Nếu là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng phải đi mua của cơ quan thuế)

Hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng (Nếu hóa đơn tự in)

Hay các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng

Một số rủi ro hóa đơn đầu vào khi lấy: Những Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh đã đăng ký của Doanh nghiệp đó.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp thực phẩm nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.

Hóa đơn hợp lệ 

Hóa đơn hợp lệ được hiểu là hóa đơn được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn như:

Nội dung trên hóa đơn:

Phải đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh,

Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa;

Phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng để yêu cầu lưu trữ chứng từ…

Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

 – Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm

 – Các tiêu thức trên hóa đơn

Phải viết đầy đủ các tiêu thức bắt buộc quy định trên hóa đơn như: mã số thuế, tên địa chỉ, hình thức thanh toán.

Gạch bỏ đúng quy định phần dòng còn thừa (đối với hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch phần dòng thừa trên hóa đơn)

Đối với tiêu thức “Người mua hàng”: thì người mua hàng ký trực tiếp, nếu như mua qua mạng, điện thoại… thì người mua hàng không nhất thiết phải ký mà chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua mạng, điện thoại, fax…

– Đối với tiêu thức “Người bán hàng”: Thì chủ doanh nghiệp sẽ ký vào tiêu thức này, nếu thủ chủ doanh nghiệp không ký thì phải có giấy uỷ quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo)

Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:

Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …),

Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng… )

Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 730.000đ/người/tháng.

Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm

Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi nguyên giá dưới 1,6 tỷ 

Hóa đơn hợp lý 

Đối với trường hợp hóa đơn GTGT hợp lý, hợp lý ở đây chúng ta cần xét đến nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên; địa chỉ; mã số thuế,… thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.

Doanh nghiệp kinh doanh ở mảng nào, lĩnh vực nào. Thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Hóa đơn GTGT đáp ứng được các điều trên chính là hóa đơn GTGT hợp lý.

Ví dụ 2: Công ty C không phải đơn vị kinh doanh vận tải đồng thời cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy…) thuộc sở hữu của Công ty, nhưng lại có nhiều các hóa đơn đầu vào về xăng dầu (Ví dụ: Giám đốc đi xe thuộc sở hữu cá nhân khi đổ xăng có hoá đơn đầu vào). Khi đó hóa đơn đầu vào có thể là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu của Công ty thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý.

Chứng từ ngân hàng

Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc

Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.

Phiếu hạch toán ngân hàng:

Sổ phụ ngân hàng

Sao kê ngân hàng

Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.

Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước

Thuế TNDN (khi doanh nghiệp nộp hàng tháng, quý, hoặc quyết toán cuối năm).

Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).

Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).

Các loại thuế, phí liên quan.

Bước 2: Phản ánh chứng từ kế toán xây dựng

(1) Kế toán cần chuẩn bị, lưu trữ thông tin

– Hợp đồng thi công, dự toán, hợp đồng thuê nhân công, thuê lao động thời vụ, thuê nhà thầu phụ;

– Biên bản nghiệm thu theo từng giai đoạn, biên bản nghiệm thu toàn bộ, thanh lý hợp đồng;

– Biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán….

(2) Đối với NVL chính (621)

– Trường hợp mua hàng xuất dùng luôn cho công trình không qua kho: hạch toán Nợ 621/ Có 331 chi tiết theo vật tư từng công trình.

– Trường hợp mua hàng nhập kho sau đó mới xuất cho công trình: hạch toán Nợ 152/Có 331 => Nợ 621/Có 152 chi tiết theo vật tư từng công trình.

– Nhập kho NVL thừa từ công trình về. Nợ 152/Có 621

(3) Đối với chi phí nhân công (622)

Hạch toán chi phí nhân công: Nợ 622/Có 334 chi tiết theo từng công trình. Trường hợp không chi tiết được sẽ tập hợp chung để phân bổ.  

(4) Đối với chi phí máy thi công (623)

– Trích khấu hao máy theo từng tháng. Đối với máy thi công tham gia nhiều công trình thì kế toán phân bổ theo thời gian sử dụng cho từng công trình

– Trường hợp khó xác định thì kế toán tập hợp chung để phân bổ vào cuối tháng.

(5) Đối với chi phí thầu phụ (627):

– Kế toán ghi nhận chứng từ, hóa đơn từ nhà thầu phụ và tập hợp thẳng vào công trình thuê thầu phụ: Nợ 627/Có 331;

– Kế toán hạch toán chi phí cho công trình: Nợ 627/Có 111, 112, 142, 242, 334… chi tiết theo công trình;

– Đối với các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào thì kế toán tập hợp chung để phân bổ

Bước 3: Tập hợp chi phí kế toán xây dựng

Chi phí tiền lương: căn cứ vào bảng lương

Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng khấu hao

Chi phí trả trước: căn cứ vào bảng phân bổ

Chi phí giá vốn: căn cứ vào bảng phân bổ giá vốn của từng mặt hàng

Các chi phí khác liên quan.

Bảng lương trả cho cán bộ nhân viên văn phòng và trực tiếp thi công công trình:

Nợ TK 642, 154, 627, 622

Có TK 334

Trích bảo hiểm:

Nợ T K 642, 154, 627, 622

Nợ TK 334

Có TK 338

Khấu trừ thuế TNCN:

Nợ TK 334

Có TK 3335

Thanh toán tiền lương:

Nợ TK 334

Có TK 111/112

Trích khấu hao:

Nợ TK 642/154/627

Có TK 214

Bảng phân bổ:

Nợ TK 642/154/627

Có TK 242

Tập hợp chi phí Chi tiết từng công trình:

+ Chi phí NVL:

Nợ TK 154/621

Có TK 152

+ Chi phí chung:

Nợ TK 154/623/627 Chi tiết công trình

Có TK 154/627 Chi tiết công trình

Kết chuyển chi phí:

Nợ TK 621/622/627/623

Có TK 154

Tập hợp giá vốn:

Nợ TK 632

Có TK 154

Kết chuyển thuế được khấu trừ:

Nợ TK 3331

Có TK 133

Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh

Kết chuyển các khoản doanh thu

Nợ TK 511

Nợ TK 515 

Nợ TK 711

Có TK 911

Kết chuyển các khoản chi phí

Nợ TK 911

Có TK 632

Có TK 635

Có TK 641

Có TK 642

Có TK 811

Có TK 821

Xác định kết quả kinh doanh

Doanh nghiệp lãi:

Nợ TK 911 

Có TK 4212

Doanh nghiệp lỗ:

Nợ TK 4212 

Có TK 911

Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ)

Kết chuyển thuế GTGT sẽ làm giảm 2 loại thuế là:

+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

+ Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Nợ TK 3331: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ

Có TK 133: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ

Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:

Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331

Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133

Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331

Ví dụ 3:

Doanh nghiệp E áp dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2018 có số liệu sau: đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 20.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 30.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 40.000.000 đồng.

Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là:

20.000.000 + 30.000.000 > 40.000.000

Nợ TK 3331: 40.000.000 đồng

Có TK 133: 40.000.000 đồng

Bước 5: Lên cân đối tài khoản

Bước 6: Lên báo cáo tài chính (Dựa vào bảng cân đối tài khoản)

Trên đây là nội dung bài viết của Luật ACC về “Hướng dẫn lập sổ sách kế toán nguyên vật liệu”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý độc giả có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian tham khảo nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải. 

 

Nội dung bài viết:

    Đánh giá bài viết: (608 lượt)

    Để lại thông tin để được tư vấn

    Họ và tên không được để trống

    Số điện thoại không được để trống

    Số điện thoại không đúng định dạng

    Email không được để trống

    Vấn đề cần tư vấn không được để trống

    Bài viết liên quan

    Phản hồi (0)

    Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!

    084.696.7979 19003330 Báo giá Chat Zalo