Những điều cần lưu ý khi xin trích lục

Cơ sở pháp lý

  • Luật Hộ tịch năm 2014
  • Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch năm 2014
  • Nghị định 23/2015/NĐ- CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
  • Những điều cần lưu ý khi xin trích lục
    Những điều cần lưu ý khi xin trích lục

Trích lục là gì?

Theo quy định tại khoản 9 ĐĐiều 4 luật hộ tịch 2014 thì trích lục được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự việc về hộ tịch của một người đã đăng ký vào sổ hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi đăng ký sự kiện hộ tịch. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch  từ hồ sơ hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch  từ bản chính có chứng thực.

Giá trị pháp lý bản trích lục

Khi bản chính của giấy tờ bị mất, công dân có quyền yêu cầu nhà nước cấp lại bản trích lục có giá trị như bản chính. Trên thực tế, đoạn trích  sẽ không giống với bản gốc mà sẽ là văn bản có giá trị tương đương với bản gốc. 

 Theo Điều 3 Nghị định 23/2015 NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao chụp từ sổ gốc thì bản sao chụp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay thế bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác .

Thủ tục xin trích lục hộ tịch

Hồ sơ xin trích lục

Người  yêu cầu  trích xuất phải cung cấp các giấy tờ  sau: 

 Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch là cá nhân.  

Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, trong đó nêu rõ lý do trong trường hợp người đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan, tổ chức. 

Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền  yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của bên ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực nhưng phải có  chứng cứ thể hiện sự ủy quyền.

 Ngoài giấy tờ phải xuất trình, người  yêu cầu trích xuất phải xuất trình hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc  giấy tờ khác có  ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp. , còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người  yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch (trường hợp nộp  trực tiếp). 

Nếu yêu cầu được gửi  qua đường bưu điện thì phải  kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ  xuất trình nêu trên.  Trên đây là toàn bộ những giấy tờ mà cá nhân, cơ quan, tổ chức phải chuẩn bị cho thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Thẩm quyền xin trích lục

      Theo quy định Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 về thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

      Theo khoản 1 Điều 64 Luật hộ tịch quy định như sau:

Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

      Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 có giải thích như sau:

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Trình tự các bước xin trích lục

Đối chiếu với quy định trên thì thẩm quyền yêu cầu cấp trích lục thuộc về cơ quan quản lý hồ sơ hộ tịch. 

 Như vậy, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và các cơ quan khác. các cơ quan có thẩm quyền. 

 Như vậy,  theo quy định của pháp luật hiện hành thì thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu  bất kỳ tổ chức quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào cấp bản sao trích lục hộ tịch.

      Bước 1: Nộp hồ sơ xin trích lục tại cơ quan có thẩm quyền 

     Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú chuẩn bị hồ sơ như đã hướng dẫn trên, tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

      Đối với trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì phải gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

      Bước 2: Kiểm tra hồ sơ xin trích lục

      Sau khi tiếp nhận hồ sơ xin trích lục, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra và đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.

      Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Những giấy tờ xuất trình khi xin trích lục, cán bộ tiếp nhận đối chiếu với thông tin trong Tờ khai cấp bản sao trích lục. Sau đó trả lại cho người xin trích lục và không được yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.

      Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người xin trích lục bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ xin trích lục phải lập thành văn bản nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời, cán bộ tiếp nhận phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.

      Đối với những hồ sơ xin trích lục sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin trích lục. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.

     Bước 3: Tiến hành cấp bản sao trích lục theo yêu cầu

      Sau khi hồ sơ xin trích lục đầy đủ và phù hợp quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu. Đồng thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Nội dung bài viết:

    Đánh giá bài viết: (240 lượt)

    Để lại thông tin để được tư vấn

    Họ và tên không được để trống

    Số điện thoại không được để trống

    Số điện thoại không đúng định dạng

    Email không được để trống

    Vấn đề cần tư vấn không được để trống

    Bài viết liên quan

    Phản hồi (0)

    Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!

    084.696.7979 19003330 Báo giá Chat Zalo