Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu được quy định thế nào?

Trong môi trường văn phòng hiện đại, việc chia sẻ và bảo quản thông tin qua việc photo tài liệu là một phần không thể thiếu. Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu không chỉ đảm bảo tính bảo mật và bí mật của thông tin mà còn xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về loại hợp đồng này một cách chi tiết để tránh sự nhầm lẫn và tranh chấp sau này.

1. Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu là gì?

Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu là một văn bản thỏa thuận ban đầu giữa hai bên, bao gồm bên cung cấp dịch vụ photo và bên sử dụng dịch vụ, về các điều khoản cơ bản liên quan đến việc photo tài liệu. Hợp đồng này được ký kết trước khi hai bên tiến hành ký kết hợp đồng chính thức (nếu có).

2. Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu được quy định thế nào?

Hiện tại, trong pháp luật của Việt Nam, không có một văn bản chính thức nào quy định trực tiếp về "Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu". Tuy nhiên, trong thực tế, việc sử dụng các hợp đồng nguyên tắc để thực hiện các thỏa thuận pháp lý liên quan đến việc sao chụp hoặc photo tài liệu là rất phổ biến.

Theo đó, các quy định và điều khoản liên quan đến việc photo tài liệu sẽ được điều chỉnh và quy định trong các hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng giữa các bên. Điều này bao gồm các yếu tố như quyền sở hữu tài liệu, phí dịch vụ, bảo mật thông tin, trách nhiệm pháp lý và các điều kiện giao dịch khác.

3. Mẫu Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————————-

HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC MUA BÁN HÀNG HÓA
Số: ………..

– Căn cứ vào Luật Thương mại Việt nam năm 2005;

– Căn cứ nhu cầu và khả năng của cả hai Bên.

Hôm nay, ngày….. tháng ….. năm……, tại …………………, chúng tôi gồm:

Bên bán: CÔNG TY ……………………………… ………………………………

Địa chỉ: ……………………………… …………………………………..

Mã số thuế: …………………… ……………………………..

Điện thoại:…………………….. Fax: …………………………………….

Tài khoản ngân hàng: ………………………… ……………………………

Đại diện: ………………………… ………………………………………………….

Chức vụ: ………………………… ………………………………………………

Bên mua: CÔNG TY………………… …………………………..

Địa chỉ: ……………………………… ……………………………

Mã số thuế: ………………………… ………………………………

Điện thoại:…………………………. Fax: …………………………….

Tài khoản ngân hàng: ……………………… ……………………….

Đại diện: ……………………………… ………………………………..

Chức vụ: ……………………………… ……………………………….

Hai Bên cùng đồng ý ký kết Hợp đồng nguyên tắc mua bán hàng hóa với các điều khoản sau:

1. Các điều khoản chung:

Hai Bên cùng có quan hệ mua bán với nhau theo quan hệ Bạn hàng trên cơ sở hai Bên cùng có lợi.

Trong khuôn khổ Hợp đồng này, hai Bên sẽ ký tiếp các Hợp đồng mua bán hoặc Đơn đặt hàng (Bằng văn bản, điện thoại và thư điện tử) đối với từng lô hàng cụ thể.

Chi tiết hàng hóa, số lượng, giá cả, giao hàng, phương thức thanh toán và các điều khoản khác (nếu có) sẽ được chỉ rõ trong các Hợp đồng mua bán, Đơn đặt hàng tương ứng.

Thứ tự ưu tiên thực hiện là các bản sửa đổi bổ sung của Hợp đồng mua bán – Hợp đồng mua bán – Hợp đồng nguyên tắc.

Điều khoản nào trong Hợp đồng mua bán mâu thuẫn với các điều khoản trong Hợp đồng này thì sẽ thực hiện theo các điều khoản được qui định trong Hợp đồng này.

2. Hàng hóa

Hàng hóa do bên Bán cung cấp đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng và các thông số kỹ thuật của Hãng cấp hàng/Nhà sản xuất.

Chi tiết về hàng hóa sẽ được các Bên chỉ rõ trong các Hợp đồng mua bán trong khuôn khổ của Hợp đồng này.

3. Giao nhận hàng hóa

Số lượng hàng hóa, địa điểm giao nhận, chi phí vận chuyển được qui định cụ thể trong các Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng.

Hàng hóa có thể giao một lần hay nhiều lần tùy theo hai Bên thỏa thuận. Bằng chứng giao hàng gồm có:

Hóa đơn bán hàng hợp lệ

Biên bản giao nhận: ghi rõ số lượng hàng, số hóa đơn bán hàng, số kg/số kiện.

4. Giá cả và phương thức thanh toán

Các doanh nghiệp là bạn hàng của bên Bán sẽ được hưởng chế độ mua theo giá thống nhất với mọi bạn hàng theo chính sách giá của Công ty …………………………….

Phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán được qui định cụ thể trong từng Hợp đồng mua bán.

Đơn giá, tổng trị giá hàng hóa, thuế VAT, sẽ được ghi cụ thể trong Hợp đồng mua bán được ký kết bởi hai Bên.

Thanh toán bằng tiền VND, tỷ giá thanh toán là tỷ giá trung bình cộng giữa tỷ giá bán ra của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và tỷ giá bán ra của thị trường tự do công bố tại thời điểm thanh toán.

Nếu bên Bán cấp cho bên Mua một hạn mức tín dụng, hai bên sẽ ký tiếp một Thỏa thuận tín dụng, Thỏa thuận tín dụng cũng nằm trong khuôn khổ của Hợp đồng nguyên tắc mua bán hàng hóa.

Trong trường hợp này, thời hạn hạn thanh toán được thực hiện căn cứ vào Thỏa thuận tín dụng đã ký kết.

Nếu bên Mua sử dụng quá hạn mức tín dụng trong thỏa thuận, bên Bán có quyền từ chối cung cấp hàng cho đến khi Bên mua thực hiện việc thanh toán theo Thỏa thuận tín dụng đó.

5. Trách nhiệm của các Bên

5.1 Bên bán:

Định kỳ cung cấp cho Bên mua các thông tin về sản phẩm như: Danh mục và Catalogue sản phẩm hiện có, giá cả sản phẩm, dịch vụ đối với khách hàng…vv.

Đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng chủng loại, chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật của Hãng cấp hàng/Nhà sản xuất.

Đào tạo, giới thiệu sản phẩm mới (nếu có).

Tư vấn cho Bên mua về sản phẩm và dịch vụ của Nhà cung cấp/Nhà sản xuất.

Thực hiện đúng các cam kết được ghi trong Hợp đồng nguyên tắc.

Hỗ trợ Bên mua trong công tác tìm hiểu và xúc tiến thị trường, quảng bá sản phẩm...

5.2 Bên mua:

Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Pháp luật Việt nam về quản lý và lưu thông hàng hóa. Bên bán không chịu trách nhiệm về các vi phạm pháp luật này của bên mua.

Đảm bảo thanh toán đúng thời hạn đã thỏa thuận trong Hợp đồng nguyên tắc này cũng như trong Thỏa thuận tín dụng.

Thực hiện đúng các cam kết được ghi trong Hợp đồng.

6. Cung cấp và trao đổi thông tin giữa hai Bên

6.1 Để lập hồ sơ Bạn hàng, hai bên cung cấp cho nhau các thông tin sau:

- Địa chỉ giao dịch chính thức

- Tên doanh nghiệp

- Vốn

- Tên tài khoản, Số tài khoản, Tên ngân hàng

- Giấy phép đăng ký kinh doanh

- Quyết định thành lập doanh nghiệp

Người được cử là Đại diện giao dịch trực tiếp của hai Bên (họ tên, chức vụ, chữ ký) và Bên mua cung cấp thêm cho Bên bán các giấy tờ công chứng sau:

- Quyết định ủy quyền ký thay Giám đốc và hoặc Kế toán trưởng (nếu có);

- Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng và giám đốc.

6.2 Hai bên thống nhất trao đổi thông tin thông qua các Đại diện liên lạc.

Trong trường hợp nhân viên được ủy quyền giao dịch được ghi trên không được quyền tiếp tục đại diện trong việc giao dịch với Bên kia, hai bên cần có thông báo kịp thời, chính thức bằng văn bản/email/fax, gửi người đại diện liên lạc bên kia ngay lập tức và phải được đại diện liên lạc Bên kia xác nhận đã nhận được thông báo đó,

Nếu không, Bên gây thiệt hại phải chịu hoàn toàn trách nhiệm bồi hoàn chi phí thiệt hại cho Bên kia do việc chậm thông báo trên gây ra.

6.3 Trong trường hợp có sự thay đổi về những thông tin liên quan đến quá trình giao dịch giữa hai Bên như: thay đổi trụ sở làm việc, thay đổi mã số thuế, thay đổi tài khoản… hai Bên phải có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho nhau trước khi phát sinh việc mua bán mới.

7. Dừng giao hàng hoặc hủy bỏ Hợp đồng trước thời hạn

Bên bán có quyền dừng giao hàng khi Bên mua đã sử dụng hết hạn mức tín dụng hoặc Bên mua chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ quá hạn được ký kết trong Thỏa thuận tín dụng giữa hai Bên.

Trong trường hợp này, Bên mua có trách nhiệm thanh toán ngay theo quy định và chỉ khi Bên bán xác nhận việc thanh toán trên thì Hợp đồng mới được tiếp tục thực hiện.

Nếu Bên nào muốn chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn thì phải thông báo trước cho Bên kia và hai Bên phải có xác nhận bằng văn bản, đồng thời hai bên tiến hành quyết toán hàng hóa và công nợ.

Biên bản thanh lý Hợp đồng có xác nhận bởi cấp có thẩm quyền của các Bên mới là văn bản chính thức cho phép Hợp đồng này được chấm dứt.

Nếu Bên nào đơn phương hủy bỏ Hợp đồng nguyên tắc làm thiệt hại đến quyền lợi kinh tế của Bên kia thì bên đó phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên kia.

8. Cam kết chung

Không Bên nào được sử dụng một tên gọi nào đó mà có thể bao hàm rằng trụ sở chính của Bên kia là trụ sở của mình.

Bên Mua là Bạn hàng của Bên Bán và không Bên nào được thay mặt hay mang danh nghĩa của Bên kia giao dịch với khách hàng.

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hai Bên cố gắng cùng nhau bàn bạc các biện pháp giải quyết trên tinh thần hòa giải, có thiện chí và hợp tác. Nếu vẫn không thống nhất cách giải quyết thì hai Bên sẽ đưa vụ việc ra Tòa án Kinh tế, toàn bộ chi phí xét xử do Bên thua chịu.

Hai Bên cam kết thực hiện đúng những điều ghi trên Hợp đồng này.

Nếu một trong hai Bên cố ý vi phạm các điều khoản của Hợp đồng này sẽ phải chịu trách nhiệm tài sản về các hành vi vi phạm đó.

Quyết định của Tòa án sẽ mang tính chung thẩm và có giá trị ràng buộc các Bên thi hành.

Trong thời gian Tòa án thụ lý và chưa đưa ra phán quyết, các Bên vẫn phải tiếp tục thi hành nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo qui định của Hợp đồng này.

9. Hiệu lực của Hợp đồng

Hợp đồng này chỉ chính thức hết hiệu lực khi hai Bên đã quyết toán xong toàn bộ hàng hóa và công nợ

Hợp đồng nguyên tắc này có giá trị 12 tháng kể từ ngày ký kết. Hết thời hạn trên, nếu hai Bên không có ý kiến gì thì Hợp đồng được tự động kéo dài 12 tháng tiếp theo và tối đa không quá 2 năm.

Văn bản được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Các Hợp đồng bán hàng, Thỏa thuận tín dụng cũng như các sửa đổi, bổ sung được coi như các phụ lục và là một phần không thể tách rời của Hợp đồng này.

BÊN BÁN                                                                BÊN MUA

4. Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu được sử dụng trong trường hợp nào?

Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu được sử dụng trong trường hợp nào?

Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Khi cần sao chụp một lượng lớn tài liệu: 

• Doanh nghiệp cần sao chụp tài liệu để phục vụ cho việc thành lập công ty, tăng vốn, thay đổi ngành nghề kinh doanh,...
• Cá nhân cần sao chụp tài liệu để làm hồ sơ xin việc, học bổng, du học,...

- Khi cần sao chụp tài liệu gấp:

• Doanh nghiệp cần sao chụp tài liệu để kịp thời nộp cho cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
• Cá nhân cần sao chụp tài liệu để kịp thời sử dụng cho các mục đích cá nhân.

- Khi cần sao chụp tài liệu mật:

• Doanh nghiệp cần sao chụp tài liệu mật để bảo mật thông tin kinh doanh.
• Cá nhân cần sao chụp tài liệu mật để bảo mật thông tin cá nhân.

5. Giải quyết tranh chấp liên quan đến Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu

Do hợp đồng nguyên tắc chỉ thể hiện những vấn đề chung nhất, làm cơ sở, tiền để để các bên thực hiện các hợp đồng khác nên khi phát sinh tranh chấp, rất khó để giải quyết theo đúng quyền, nghĩa vụ của các bên.

Tuy nhiên, cũng tương tự như các hợp đồng khác, các bên ký kết hợp đồng nguyên tắc cũng sẽ thoả thuận cụ thể về các điều khoản giải quyết tranh chấp. Điều khoản này thường sẽ quy định cụ thể các phương thức giải quyết tranh chấp như thương lượng hoà giải, nếu các phương thức này không thành thì sẽ yêu cầu Toà án hoặc trọng tài hoặc một bên thứ ba có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.

Ví dụ về điều khoản quy định các phương thức giải quyết tranh chấp liên quan đến hợp đồng nguyên tắc: "Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hai Bên cố gắng cùng nhau bàn bạc các biện pháp giải quyết trên tinh thần hòa giải, có thiện chí và hợp tác. Nếu vẫn không thống nhất cách giải quyết thì hai Bên sẽ đưa vụ việc ra Tòa án Kinh tế, toàn bộ chi phí xét xử do Bên thua chịu."

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu có cần công chứng không?

Không. Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu không bắt buộc phải công chứng.

6.2 Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu có thể được sửa đổi, bổ sung?

Có. Các bên có thể sửa đổi, bổ sung hợp đồng nguyên tắc theo thỏa thuận của họ.

6.2 Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu có thể được chấm dứt trước thời hạn?

Có thể. Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu có thể được chấm dứt trước thời hạn nếu có sự đồng ý của cả hai bên hoặc do một bên vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hợp đồng nguyên tắc photo tài liệu được quy định thế nào? Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.