Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử và các quy định doanh nghiệp cần phải nắm

Ngày 12/09/2018 chính phủ đã chính thức ra nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định và xác định rõ thời hạn chính xác phải chuyển sang hóa đơn điện tử.

Bạn là doanh nghiệp mới thành lập hoặc được mời gọi sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy doanh nghiệp đang sử dụng. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không? Chi phí để in hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn thường, ghi nhận việc bán hàng của doanh nghiệp. Khác biệt ở chỗ, thay vì viết và ký trên tờ hóa đơn giấy, giờ đây doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn đó trên phần mềm và viết bằng máy tính và ký bằng chữ ký số (token)

Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử được chia làm 2 loại:

+ Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế: là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi sử dụng

Hóa đơn điện tử có mã xác thực cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã xác thực cơ quan thuế

+ Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử không có mã vạch của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã xác thực cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã xác thực cơ quan thuế

Bảng giá hóa đơn điện tử (nhà cung ấp VNPT)

Vì tính pháp lý lâu dài nên chúng tôi cộng tác với nhà cung cấp lớn như VNPT và đã được Cục thuế TPHCM test phần mềm nên bạn hoàn toàn yên tâm nhé.

Bảng giá hóa đơn điện tử của VNPT

Bảng giá hóa đơn điện tử của VNPT

Trường hợp nào sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế? Trường hợp nào sử dụng hóa đơn không mã cơ quan thuế

+ Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế

  • Đơn vị, tổ chức được xác định là có rủi ro cao về thuế
  • Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ hoặc không thuộc trường hợp trên nhưng có nhu cầu sử dụng
  • Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018
  • Hộ, cá nhân kinh doanh cần hóa đơn giao cho khách thì được cấp hóa đơn có mã cơ quan thuế theo từng lần phát sinh

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế

Thông qua trang thông tin của tổng cục thuế để tiến hành đăng ký sử dụng (gdt.gov.vn). Có thể tham khảo phụ lục nghị định 119/2018, mẫu 01

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hay không chấp nhận trong thời hạn 1 ngày kể từ khi nhận được đăng ký.

Đơn vị phải hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế)

Lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế và không có mã cơ quan thuế như thế nào? Lập ở đâu? Phần mềm nào?

Trường hợp có mã cơ quan thuế

  • Lập thông qua trang thông tin tổng thuế
  1. Doanh nghiệp truy cập vào công thông tin của tổng cục thuế, đăng nhập vào tài khoản đã được cấp để tiến hành lập hóa đơn
  2. Ký số bằng token (chữ ký số) sau đó gửi lại cho cơ quan thuế để được cấp mã
  • Lập thông qua phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
  1. Truy cập vào trang thông tin điện tử hoặc phần mềm của đơn vị cung cấp dịch vụ HDDT để lập hóa đơn
  2. Ký số bằng cks sau đó gửi đó cơ quan thuế thông quan đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT

Trường hợp không có mã cơ quan thuế:

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp sử dụng phần mềm do bên cung cấp hóa đơn điện tử để tiến hành lập hóa đơn trên phần mềm, sau đó ký số và gửi cho người mua

Xử lý hóa đơn lập sai

Đối với hóa đơn có mã cơ quan thuế

Trường hợp CHƯA gửi cho người mua

  1. Lập mẫu 04 (Phụ lục nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
  2. Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã sai

Trường hợp ĐÃ gửi cho người mua

  1. Lập văn bản thỏa thuận có xác nhận của người bán và người mua về việc sai sót
  2. Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
  3. Lập hóa đơn mới thay thế

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện

  1. Cơ quan thuế gửi mẫu 05 phụ lục của nghị định 119/2018 yêu cầu điều chỉnh hóa đơn sai sót
  2. Trong vòng 2 ngày, Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
  3. Lập hóa đơn mới thay thế

Đối với hóa đơn không có mã cơ quan thuế

Trường hợp đã lập và gửi cho người mua

  1. Lập văn bản thỏa thuận có xác nhận của người bán và người mua về việc sai sót
  2. Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
  3. Lập hóa đơn mới thay thế

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện

  1. Cơ quan thuế gửi mẫu 05 phụ lục của nghị định 119/2018 yêu cầu điều chỉnh hóa đơn sai sót
  2. Trong vòng 2 ngày, Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
  3. Lập hóa đơn mới thay thế

Thủ tục thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước đó

Doanh nghiệp gửi lại mẫu 01, phụ lục nghị định 119/2018/NĐ-CP

Tổ chức nào được cung cấp hóa đơn điện tử?

STTTÊN TỔ CHỨC TRUNG GIANMST
1VNPT Hồ Chí Minh-Tổng công ty dịch vụ Viễn Thông VNPT0106869738-005
2Công ty Cổ phần TS240309478306
3Công ty cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdream0105987432
4Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn0102006444
5Công ty cổ phần BKAV0101360697
6Công ty CP Giải pháp hóa đơn điện tử Việt Nam(VNIs)0101352495
7Công ty CP Công nghệ Thẻ Nacencomm0913395099
8Công ty CP Dịch vụ TVAN HILO0106713804
9Công ty CP Công nghệ Tin học EFY Việt Nam0102519041
10Công ty TNHH Hóa đơn điện tử M-Invoice0106026495-001

Dưới đây là danh sách các công ty được phép cung cấp giải pháp, phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đã được cục thuế test. Thực tế thì có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang cung cấp hóa đơn điện tử, và các chi cục thuế cũng đồng ý cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn do những doanh nghiệp này cung cấp nhưng vì lý do chưa có văn bản rõ ràng nên rủi ro vẫn thuộc về người sử dụng. Vì vậy dưới đay là các công ty Cục thuế TP.HCM đã test. Bạn có thể tham khảo để giúp công ty có sự lựa chọn ít rủi ro nhất.

Quy trình để được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế:

  1. Liên hệ với tổ chức được cung cấp giải pháp hay phần mềm hóa đơn điện tử
  2. Ký hợp đồng và yêu cầu xuất hóa đơn
  3. Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Đây là bước rất quan trọng, nếu doanh nghiệp không nộp quyết định mà tự ý sử dụng xem như là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp)

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

4. Nhận thông báo chấp nhận việc sử dụng hóa đơn từ chi cục thuế.

5. Doanh nghiệp đã đủ điều kiện sử dụng hoặc xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (VAT) và hóa đơn điện tử bán hàng

Về nguyên tắc thì việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn in giấy thông thường. Cũng có 2 loại chính là hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng

Hàng hóa lưu thông trên đường xuất trình hóa đơn như thế nào nếu sử dụng hóa đơn điện tử:

Cơ quan có thẩm quyền tra cứu thông tin trên cổng thông tin của tổng cục thuế, không được yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy

Leave a Comment