Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo – Bạn có nên sử dụng?

Trang chủ / Blog / Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo – Bạn có nên sử dụng?

Mô hình dịch vụ cho thuê Văn phòng ảo phát triển mạnh mẽ trong mảng cho thuê văn phòng. Hiện nay các loại hình này được các doanh nghiệp nhỏ, startups. Cũng như các chi nhánh văn phòng đại diện khá ưa chuộng. Và được xem là vị cứu tinh của họ.

Dịch vụ cho thuê văn phỏng ảo

Vậy văn phòng ảo là gì?mục đích để sử dụng văn phòng ảo. Cũng như quy trình xin giấy phép kinh doanh văn phòng ảo. Vì vậy bài viết này nhằm mang đến cho mọi người những thông tin thực tiễn, khách quan. Và những kiến thức giúp ích cho nhiều doanh nghiệp muốn tìm hiểu về mảng thị trường này.

I. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) hoặc văn phòng chia sẻ hay còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0m2” là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện. Mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính.

Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách

Trên thế giới, dịch vụ này đã có từ rất lâu. Khi làm chủ một văn phòng ảo, người thuê có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Nhân viên của đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho doanh nghiệp thuê.

II. Ưu điểm của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo?

Đối với các doanh nghiệp khi mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh. Họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Tuy nhiên, những doanh nghiệp này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

  • Phương án thuê văn phòng ảo thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí để thuê văn phòng dài hạn. Mà vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
  • Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm. Nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
  • Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
  • Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao. Nên doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.

III. Kinh doanh dịch vụ “Văn phòng ảo” có hợp pháp không?

Vì đây là hình thức kinh doanh hoàn toàn mới. Và chưa được quy định trong bất cứ nguồn pháp luật cụ thể nào. Vì vậy thông qua các ý kiến sau sẽ làm rõ tính hợp pháp của dịch vụ kinh doanh văn phòng ảo:

Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho rằng. Không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo. Thời điểm này không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh ngiệp kinh doanh ở “văn phòng ảo”…

Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông.

Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP.HCM, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh. Vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”. Và không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.

Qua đó ta thấy được, hiện việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật. Đối với dịch vụ văn phòng ảo thì chưa có cơ sở pháp lý ràng buộc. Để quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo có thể hoạt động như các loại hình kinh doanh khác. Và theo quy trình cũng như hồ sơ luật định như kinh doanh thuê văn phòng thông thường.

IV. Việc dùng văn phòng ảo làm trụ sở chính cho công ty có trái pháp luật không?

Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp mới nhất thì định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng. Có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định. ”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường. Hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động. Và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng “văn phòng ảo” để làm trụ sở kinh doanh của mình.

V. Điều kiện kinh doanh dịch vụ  cho thuê văn phòng ảo

Cho thuê văn phòng ảo

Vì việc kinh doanh cho thuê văn phòng ảo chưa được luật định. Nhưng đã xuất hiện rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh hình thức này. Vậy việc đăng ký kinh doanh văn phòng ảo được xem như đăng kí kinh doanh cho thuê lại văn phòng thông thường (kinh doanh bất động sản) với điều kiện và thủ tục tương tự.

Căn cứ Điều 3 Luật kinh doanh bất động sản 2014 thì. “Kinh doanh bất động sản là việc đầu tư vốn để thực hiện hoạt động xây dựng, mua, nhận chuyển nhượng để bán, chuyển nhượng. Cho thuê, cho thuê lại, cho thuê mua bất động sản. Thực hiện dịch vụ môi giới bất động sản. Dịch vụ sàn giao dịch bất động sản. Dịch vụ tư vấn bất động sản hoặc quản lý bất động sản nhằm mục đích sinh lợi”

Kinh doanh bất động sản bao hàm cả việc cho thuê, cho thuê lại, mua, nhận chuyển nhượng bất động sản. Ở đây là văn phòng với mục đích sinh lời. Kinh doanh cho thuê văn phòng vì vậy thuộc nhóm kinh doanh bất động sản. Và là một trong 243 ngành nghề kinh doanh có điều kiện và thuộc nhóm ngành quy định  phải có vốn pháp định.

1. Đối tượng được kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo

Phải thành lập doanh nghiệp và có đăng kí ngành nghề kinh doanh bất động sản. Để được đăng ký ngành kinh doanh bất động sản thì tổ chức, cá nhân phải thành lập hợp tác xã hoặc doanh nghiệp. Như vậy Hộ kinh doanh cá thể không được đăng ký hoạt động ngành nghề này.

2. Về vốn pháp định công ty kinh doanh cho thuê dịch vụ văn phòng ảo

Mức vốn điều lệ tối thiểu 20 tỉ đồng. Vốn pháp định của công ty không yêu cầu ký quỹ ngân hàng hoặc chứng minh công ty có đủ số vốn này khi thành lập. Vì vậy, những doanh nghiệp tạm thời chưa có đủ 20 tỷ vẫn có thể đăng ký thành lập công ty kinh doanh BĐS sau đó trong quá trình vận hành, các cổ đông, nhà đầu tư có thể dần góp vốn để đủ 20 tỷ. Trừ các trường hợp sau:

  • Tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ bất động sản quy định tại Chương IV Luật Kinh doanh bất động sản;
  • Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên. Thì không phải thành lập doanh nghiệp nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định của pháp luật.

VI. Thành lập doanh nghiệp kinh doanh cho thuê văn phòng ảo

1. Thủ tục quy trình đăng ký thành lập công ty kinh doanh

Hồ sơ chuẩn bị

  • Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty kinh doanh văn phòng ảo;
  • Điều lệ công ty;
  • Danh sách thành viên đối với công ty TNHH, cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
  • Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây: thẻ căn cước công dân, giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu. Hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của các thành viên hoặc cổ đông sáng lập. Quyết định thành lập công ty, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức và văn bản ủy quyền. Thẻ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của đại diện pháp luật của tổ chức.

Lưu ý:  Đối với lĩnh vực kinh doanh dịch vụ bất động sản, trong giai đoạn thành lập công ty. Thì bên Sở Kế hoạch và đầu tư không yêu cầu trình Chứng chỉ ngành nghề môi giới.

2. Cơ quan giải quyết: 

Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

3. Thời gian hoàn thành việc đăng ký

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở kế hoạch đầu tư sẽ nhận được GPKD công ty.

4. Trường hợp công ty đã được thành lập và muốn bổ sung ngành nghề kinh doanh cho thuê văn phòng ảo

     Doanh nghiệp thực hiện 2 bước:

Bước 1: Tăng vốn điều lệ lên 20 tỷ đồng (trường hợp doanh nghiệp đăng ký vốn ban đầu ít hơn 20 tỷ)

Bước 2: Bổ sung ngành nghề kinh doanh bất động sản.

5. Phí, lệ phí nhà nước về cấp giấy phép thành lập

Lệ phí khi tiến hành được niêm yết cụ thể tại từng trụ sở nơi tiến hành đăng ký.

VII. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo (VP chia sẻ) của ACC

1. Bảng phí dịch vụ cho thuê văn phòng ảo trọn gói:

Gói Trọn Vẹn từ A – Z: 500.000/tháng

  • Bảng tên, biển hiệu công ty được đặt ở vị trí trung tâm dễ nhìn
  • Sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh đẹp, chuyên nghiệp
  • Lễ tân, tiếp tân chuyên nghiệp, dễ mến
  • Tiếp nhận thư, bưu phẩm thay khách
  • Chuyển tiếp thư từ bưu phẩm ngay cho khách
  • Bố trí card visit, brochure Công ty tại quầy tiếp tân
  • Phòng họp chuyên nghiệp
  • Sử dụng sảnh tiếp khách sạch đẹp, chuyên nghiệp
  • In ấn, fax, photo, scan
  • Miễn phí Intetnet Wifi
  • Nước uống tiếp khách
  • Điện thoại bạn khi cần sử dụng
  • Bàn, ghế làm việc
  • Bảo vệ 24/24
  • Dịch vụ vệ sinh văn phòng
  • Dịch vụ pháp lý khác (Tư vấn về tên doanh nghiệp, vốn, logo, loại hình công ty, kế toán, thuế…)

Gói Vip: 800.000 VNĐ/Tháng

  • Bao gồm các dịch vụ trên và có chỗ ngồi làm việc

2. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của ACC:

  • Tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng
  • Tăng giá trị công ty thông qua hình ảnh văn phòng và địa chỉ kinh doanh đẹp, chuyên nghiệp
  • Tiếp khách tại một nơi sang trọng, chuyên nghiệp và gần trung tâm
  • Có chuyên viên trực điện thoại, tiếp đoán khách hàng cho bạn với đội ngũ duyên dáng, nhiệt tình
  • Chi phí quản lý và sử dụng văn phòng tiết kiệm tối đa
  • Có tiếp tân hỗ trợ nhận thư từ bưu phẩm và chuyển cho khách thư từ nếu có nhu cầu 
  • Phục vụ phòng họp, chỗ ngồi theo giờ ngay khi có nhu cầu cao hơn
  • Có bộ phận IT giúp bạn xử lý máy tính, đường truyền mạng khi trực trặc
  • Hỗ trợ tất cả các thủ tục pháp lý khi khách hàng có nhu cầu từ thành lập doanh nghiệp, kế toán, thuế, bảo hiểm, lao động, giấy phép cho ngành nghề có điều kiện
  • Thủ tục đăng ký dịch vụ đơn giản, trọn gói.
  • Gia hạn và thanh lý hợp đồng nhanh chóng, dễ dàng

3. Khách hàng chỉ cần cung cấp:

  • Chỉ cần CMND hoặc căn cước công dân
thong tin lien he acc
thong tin lien he acc

Liên Hệ Chuyên Viên Tư Vấn

  • Hotline: 0909928884

  • Tổng Đài: 1800.0006

  • Mail: hotro@accgroup.vn

Viết một bình luận

Language »