3 điều không thể bỏ qua khi chọn địa chỉ công ty

Trụ sở công ty là một trong những điều vô cùng quan trọng trong việc tạo lập doanh nghiệp. Dưới đây là 3 lưu ý không thể bỏ qua khi chọn địa chỉ công ty.

 

Để tìm kiếm đến doanh nghiệp, địa chỉ công ty hay còn gọi là nơi đặt trụ sở doanh nghiệp sẽ giúp cho khách hàng thuận tiện di chuyển. Đây được xem là nơi kết nối các hoạt động làm việc giữa doanh nghiệp với khách hàng, lưu giữ thông tin, kết nối liên lạc, ký kết hợp đồng làm việc…

Tìm hiểu các thông tin về địa chỉ công ty
Tìm hiểu các thông tin về địa chỉ công ty

Dưới đây là 3 điều mà bạn cần lưu ý khi chọn địa chỉ công ty. Bài viết dựa trên nguồn tư liệu từ: Luật doanh nghiệp . Luật nhà ở 2014. Nghị định số 99/2015/NĐ-CP. Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

1.  Xác định cụ thể thông tin địa chỉ trụ sở chính

Việc này đã được quy định rất rõ ràng trong luật doanh nghiệp năm 2014, trụ sở công ty được quy định:

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên địa bàn lãnh thổ đất nước VN. Có địa chỉ xác định rõ ràng, có số nhà, ngõ, hẻm, đường phố hoặc thôn xóm, xã, ấp, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, hay thành phố trực thuộc trung ương. Kèm theo đó, trụ sở công ty cần có số fax và thư điện tử nếu có.

Theo quy định, trụ sở công ty phải xác định rõ 4 cấp. Một địa chỉ hợp lệ ví dụ như: Công ty TNHH ABC – địa chỉ 141-143 Lê Thị Riêng, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Trong trường nơi đặt trụ sở công ty là địa điểm thuê thì cần phải có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hợp pháp giữa các bên.

Trong các trường hợp chưa có số nhà thì chỉ cần ghi rõ tên đường, phường, xã, quận huyện.

2.  Không đặt trụ sở công ty tại địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể

Nhà nước có quy định ở Điều 6, luật nhà ở năm 2014, cùng với nghị định 99/2015/NĐ-CP về việc sử dụng chung cư hoặc nhà tập thể chỉ là nơi đáp ứng nhu cầu sinh hoạt, lưu trú. Nhà tập thể không được sử dụng vào mục đích kinh doanh dưới bất kỳ hình thức nào. Điều này không phân biệt với đối tượng là doanh nghiệp vừa hay doanh nghiệp nhỏ.

Theo đó, có một số người cảm thấy quy định này có phần bất cập, do họ đã có nhà riêng nhưng vẫn phải tìm kiếm mặt bằng để thuê mướn làm trụ sở công ty.

Tuy nhiên, quy định này được xây dựng dựa trên việc đảm bảo an toàn và nhu cầu cho những người ở nhà tập thể, chung cư. Những thiết kế nhà ở có tính chuyên biệt, đáp ứng sinh hoạt đời sống. Nếu như doanh nghiệp hoạt động trong khu vực nhà ở chung cư, hay khu tập thể sẽ gây phát sinh đến vấn đề điện nước, dịch vụ gửi xe, phòng cháy chữa cháy và an ninh trật tự trong toàn khu vực.

Không nên chọn nhà tập thể làm địa chỉ đặt trụ sở công ty
Không nên chọn nhà tập thể làm địa chỉ đặt trụ sở công ty

Ngoài ra, doanh nghiệp khi đăng ký giấy phép kinh doanh, nếu sử dụng địa chỉ là căn hộ chung cư (trước thời gian ngày 25/11/2014) thì bắt buộc phải chuyển địa điểm kinh doanh đến địa điểm khác. Buộc phải thay đổi đăng ký kinh doanh theo các thủ tịch được quy định (tìm đến Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký).

Nếu không làm như vậy thì trụ sở doanh nghiệp không đủ điều kiện để cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng.

Trong một số trường hợp, các doanh nghiệp lách luật nên thường khai địa chỉ doanh nghiệp không chính xác, chỉ ghi chung chung, ví dụ như địa chỉ chính xác của doanh nghiệp là phòng 301, khu tập thể Ngọc Khánh thì chỉ đăng ký trong hồ sơ thành lập công ty là 36 Ngọc Khánh, phường Láng Hạ. Mặc dù vẫn có thể lấy địa chỉ này để làm địa chỉ doanh nghiệp nhưng sau này có thể dẫn đến một số hậu quả như:

– Trong quá trình hoạt động khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý phường, xã tiến hành kiểm tra, xác minh trụ sở công ty sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải khó khăn

– Không được khấu trừ chi phí thuê nhà trong suốt thời gian doanh nghiệp hoạt động

– Không được Cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng do không đủ điều kiện

Không nên đặt địa chỉ công ty trong khu chung cư
Không nên đặt địa chỉ công ty trong khu chung cư

Chính vì vậy, các doanh nghiệp nên cân nhắc về việc lựa chọn địa điểm đặt làm trụ sở công ty để tránh gặp các rắc rối trong quá trình hoạt động cũng như để khách hàng dễ tìm tới công ty hơn. Việc để địa chỉ không chính xác sẽ gây khó khăn cho khách hàng, đối tác trong việc tìm kiếm công ty của bạn.

3.   Địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện khác

Trong trường hợp doanh nghiệp tiến hành kinh doanh những ngành nghề có tính đặc thù, đã đặt trụ sở ở nơi không phải là khu chung cư hay nhà tập thể, nhưng vẫn phải đáp ứng những yêu cầu khác.

Ví dụ như: Kinh doanh phòng hát, khu vui chơi giải trí tư nhân phải đáp ứng diện tích nhất định, có hệ thống cách âm và phòng chống cháy nổ để đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Nếu là phòng hát Karaoke thì cửa phải là cửa kính trong, có thể thấy được bên trong. Hoạt động cách xa trường học, bệnh viện, nơi thờ phụng tín ngưỡng tôn giáo từ 200m trở lên.

Kinh doanh quán karaoke phải đáp các tiêu chí riêng
Kinh doanh quán karaoke phải đáp các tiêu chí riêng

Nếu là kinh doanh hoạt động nhà hàng khách sạn, bắt buộc phải đáp ứng các nhu cầu về cơ sở vật chất, điện nước và hệ thống thoát nước. Khách sạn phải có ít nhất 10 buồng ngủ, khu vực lễ tân, phòng vệ sinh, nơi để đậu đỗ xe và các khu vực đáp ứng sinh hoạt ăn uống theo nhu cầu của khách hàng (ăn uống, nghỉ dưỡng, khăn tắm, giường, nệm).

Nhà nước đã quy định rõ trong Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Nếu như các đơn vị doanh nghiệp vi phạm quy định sẽ bị phạt hành chính từ 10.000.000 VNĐ cho đến 15.000.000 VNĐ cho trường hợp kê khai không đúng sự thực khi so sánh với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, các doanh nghiệp còn bắt buộc phải thực hiện đa7ng ký thay đổi thông tin mới theo đúng thông tin đã thay đổi ở thời điểm kiểm tra.

Thông qua những quy định được nói đến ở trên, các đơn vị doanh nghiệp cần phải lưu ý để thực hiện đúng pháp luật. Khi đăng ký trụ sở công ty, việc tuân theo quy phạm pháp luật là điều vô cùng quan trọng để tránh những phiền hà, rắc rối về sau. Hoặc tránh tình trạng bị phạt ngoài ý muốn, gây ảnh hưởng đến uy tín lâu dài của doanh nghiệp.

Trên đây là bài viết gợi ý về 3 điều quan trọng không nên bỏ qua khi chọn địa chỉ công ty. Hy vọng rằng bạn đọc sẽ có thêm thông tin bổ ích cho việc tạo lập và phát triển doanh nghiệp.

Viết một bình luận