Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc sử dụng chứng từ kế toán là hoạt động không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán, và trên chứng từ kế toán điện tử phải có chữ ký điện tử. Vậy quy định về chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán hiện nay được quy định như thế nào? Bài viết sau đây của ACC sẽ giải đáp tất cả vướng mắc về vấn đề này cho quý khách hàng.
Chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán
1. Thế nào là chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán?
Điều 19 Luật Kế toán 2015 có quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
[.....]
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Và Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về chữ ký điện tử như sau:
Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
Từ đó, có thể thấy chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán áp dụng đối với các chứng từ điện tử. Chữ ký được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người ký đối với nội dung trên chứng tử kế toán. Chữ ký này có giá trị như chữ ký trên chứng từ kế toán bằng giấy.
2. Điều kiện bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán
Chữ ký điện tử nói chung hay chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán nói riêng được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện dưới đây:
- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
- Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
- Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.
3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán
3.1 Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử
Người ký chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán có các nghĩa vụ sau đây:
- Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình;
- Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp chữ ký điện tử đó có chứng thực;
- Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.
3.2 Yêu cầu về chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán
Khi sử dụng chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán, người sử dụng lưu ý:
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
- Chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán phải là chữ ký do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
4. Cơ sở pháp lý
Luật Kế toán 2015;
Luật Giao dịch điện tử 2005.
5. Dịch vụ đăng ký chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán
Với đội ngũ chuyên viên, luật sư có nhiều kinh nghiệm làm về chữ ký điện tử, ACC sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng về thủ tục đăng ký chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán, tư vấn hoàn toàn miễn phí về chữ ký điện tử và các vấn đề liên quan. Quý khách hàng sẽ nhận được dịch vụ hỗ trợ tốt nhất với chi phí hợp lý.
6. Một số câu hỏi pháp lí
6.1 Chứng từ kế toán là gì?
Khái niệm về chứng từ kế toán được ghi rõ trong luật kế toán. Đây có thể là những loại giấy tờ hay những vật mang tin ghi nhận, phản án được nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại doanh nghiệp và đã hoàn thành. Các chứng từ kế toán này sẽ được dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
6.2 Các loại chứng từ kế toán trong doanh nghiệp là gì?
Hệ thống chứng từ được phân thành 2 loại chính là: hệ thống chứng từ hướng dẫn và hệ thống chứng từ bắt buộc. Trong nội dung bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn 5 loại chứng từ kế toán nằm trong hệ thống chứng từ bắt buộc sử dụng trong các doanh nghiệp.
6.3 Chứng từ điện tử là gì?
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
6.4 Hóa đơn có phải chứng từ kế toán không ?
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty, khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau:
- Hotline: 19003330
- Zalo: 084 696 7979
- Gmail: [email protected]
- Website: accgroup.vn
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!